Cum de a efectua un Debrief proiect de succes în 3 pași simpli

ultimul proiect a fost stelare și doriți să reproducă realizarea. Sau, mai puțin în mod ideal, ați luat un drum accidentat spre rezultate slabe și doriți să îmbunătățiți lucrurile data viitoare. Oricum, un debrief proiect este ceea ce ai nevoie. Este simplu, puternic și vital să vă ridicați abilitățile și rezultatele de management al proiectului. În cazul în care îmbunătățirea personală și profesională este ceva ce sunteți după, încercați un debrief proiect.

ce este un raport de proiect și de ce este Important?

un debrief de proiect, cunoscut și sub numele de proiect post-mortem sau o revizuire după acțiune, este procesul de analiză a unui proiect finalizat pentru a descoperi ce a mers bine, ce nu și ce îmbunătățiri pot fi făcute pentru data viitoare, potrivit Harvard Business School.

un raport adecvat al proiectului pune și răspunde la trei întrebări specifice:

  1. ce încercam să realizăm?
  2. ce s-a întâmplat de fapt?
  3. cum putem crește din această experiență?

rapoartele de Proiect sunt importante pentru că vă oferă șansa de a reflecta asupra binelui, răului și urâtului unui proiect recent finalizat. Când este făcut corect, un raport de proiect va permite unei echipe să învețe ce să facă (și să nu facă) în viitor, astfel încât obiectivele ulterioare să poată fi atinse cu mai puține probleme.

gandeste-te la vremea cand erai copil si parintii te invatau cum sa mergi cu bicicleta. Probabil că te-au ținut constant în timp ce ai început să pedalezi, dar odată ce ai început să câștigi impuls, ți-au dat drumul, sperând că vei putea rămâne în poziție verticală pe cont propriu.

dacă ați ajuns să vă prăbușiți, s-ar putea să fi spus ceva de genul: „ați făcut o treabă foarte bună menținând ghidonul stabil. Să încercăm din nou, dar de data asta, nu uitați să continuați să pedalați. Este mult mai ușor să vă păstrați echilibrul atunci când vă deplasați.”

acest moment de legătură părinte-copil este un mini debrief de proiect. Ai învățat ce ai făcut bine (ai ținut ghidonul constant) și ce ai greșit (nu ai continuat să pedalezi), iar acum ai o idee mai bună despre cum să obții succesul data viitoare.

prin realizarea unui raport de proiect cu echipa dvs., veți permite echipei dvs. să crească, să devină mai productivă și să producă rezultate mai bune și mai durabile.

3 pași pentru un proiect de succes Debrief

analiza unui proiect, indiferent dacă a avut succes sau nu-așa-succes, necesită trei pași simpli:

  1. face timp

acest lucru este simplu în teorie, dar dificil în practică. Viața este ocupată. Când un proiect se termină, un alt izvorăște pentru a — i lua locul-un fel de Hidra din mitologia greacă.

dar dezbaterile proiectului sunt prea benefice pentru a fi ignorate. Așadar, planificați timpul în programul încărcat al echipei dvs. — dezbaterile merg cel mai bine atunci când întreaga echipă este implicată, spune CIO — și faceți din aceste întâlniri o prioritate.

  1. puneți întrebările corecte

întrebările de informare ale proiectului pot lua multe forme, dar structura lor de bază trebuie să abordeze trei întrebări simple: care a fost obiectivul proiectului, cum a fost atins sau nu acel obiectiv și ce ar trebui să facem diferit data viitoare.

Întrebarea #1: ce încercam să realizăm?

începeți dezbaterea proiectului reiterând obiectivul proiectului. Amintind tuturor celor prezenți care a fost obiectivul proiectului, veți pune lucrurile în perspectivă și veți putea răspunde mult mai ușor la următoarele două întrebări.

Întrebarea # 2: Ce S-A Întâmplat De Fapt?

când discutați despre rezultatul proiectului dvs., este important să acoperiți atât binele, cât și răul. Puneți întrebări generale de genul: „am realizat ceea ce am sperat că vom face?”împreună cu întrebări mai direcționate, cum ar fi” noua noastră metodologie de management de proiect a făcut lucrurile mai bune sau mai rele?”

dar nu întrebați doar ce a mers bine sau rău—întrebați de ce. Aici este valoarea reală. A fost echipa ta mai eficientă în acest proiect decât în mod normal? De ce a fost așa? Poate că a fost din cauza unui nou proces sau a unui instrument specific.

poate fi greu pentru a obține membrii echipei să se deschidă în ceea ce privește ceea ce a mers prost. Acest lucru este firesc; nimănui nu ne place să discutăm despre eșecurile noastre. Dar este esențial să descoperiți de ce lucrurile au mers lateral, astfel încât să puteți evita replicarea acelorași probleme în viitor. Asigurați-vă că echipa dvs. își dă seama că nu va avea probleme pentru recunoașterea greșelilor sau dezvăluirea problemelor și că știu că pur și simplu încercați să înțelegeți ce s-a întâmplat.

luați-vă timp cu fiecare întrebare și dați fiecărui membru al echipei șansa de a-și împărtăși opiniile, astfel încât nicio perspectivă să nu se piardă sau să nu rămână nepartajată. Dar asigurați-vă că fiecare opinie este susținută de exemple. Nu doriți să obțineți obiceiul de a face schimbări drastice bazate doar pe sentimente intestinale.

Întrebarea #3: Cum Putem Crește Din Această Experiență?

în cele din urmă, este important să vă întrebați cum puteți crește dvs. și echipa dvs. Cum vei lua ceea ce tocmai ai descoperit și vei face mai bine data viitoare? Veți încerca să implementați un nou proces sau procedură de afaceri? Vă veți angaja într-o cronologie mai realistă? Vei schimba în jurul valorii de cine este responsabil pentru ce, bazat pe ceea ce ai învățat despre abilitățile echipei tale în acest debrief?

tragand concluzii concrete, vei fi capabil sa te asiguri ca inveti atat din succesele, cat si din esecurile tale si iti vei oferi cea mai buna sansa de a reusi data viitoare.

  1. Optimizați-vă abordarea

acum că ați pus întrebările corecte și le-ați răspuns sincer, este timpul să puneți în acțiune ceea ce ați învățat. Un raport de proiect nu vă va face nici un bine dacă nu vă optimizați abordarea pentru viitor.

deci, ce ai învățat? Există o modalitate prin care tu și echipa ta puteți deveni mai productivi? Ați descoperit o modalitate de a produce rezultate mai bune cu mai puțin efort? Poate că opusul este adevărat. Poate că ați aflat că echipa dvs. a tăiat colțurile și ceea ce trebuie să faceți cu adevărat este să încetiniți și să vă asigurați că sunt îndeplinite standardele de calitate adecvate.

indiferent de concluzia la care ajungeți, asigurați-vă că toată lumea care participă la raportul dvs. de proiect înțelege rezultatele și cum să avanseze și că comunicați în mod clar pașii următori. Echipa dvs. are șanse mult mai mari de a se îmbunătăți și de a obține un succes viitor mai mare dacă fiecare persoană primește cel puțin un pachet de acțiune.

dacă proiectul a fost un succes zdrobitor, este posibil să nu aveți nevoie de preluări individuale. În acest caz, ceva la fel de simplu ca „acel nou proces de creare a conținutului a crescut productivitatea echipei cu 20%. Să continuăm să folosim această abordare în viitor”, poate fi suficient.

câteva bune practici de informare a proiectului

aceste sfaturi suplimentare vă vor asigura că procesul de informare a proiectului dvs. merge cât mai bine posibil:

setați așteptările adecvate

în primul rând, trebuie să setați așteptarea ca dezbaterile proiectului să fie standard după fiecare proiect finalizat. În acest fel, fiecare membru al personalului nu este surprins de ei și își poate face timp în programul lor de participare.

pentru a vă pregăti pentru întâlnire, distribuiți un chestionar post-proiect fiecărui membru al echipei înainte de raportul proiectului. Acest lucru va permite echipei dvs. să vină la întâlnirea dvs. pregătită și gata să-și împărtășească perspectivele.

alegeți un Moderator al întâlnirii de informare a proiectului

fie că vă alegeți și conduceți propriile întâlniri de informare a proiectului sau alegeți un angajat foarte organizat pentru a-și asuma această datorie, asigurați-vă că întreaga echipă este clară cu privire la cine moderează întâlnirea. A avea o persoană responsabilă ajută la menținerea întâlnirilor civile (temperamentele se pot aprinde după un proiect dezamăgitor!) și pe drumul cel bun.

încheiere: sunteți gata să desfășurați un raport de proiect de succes

efectuarea unui raport de proiect adecvat nu este complicată, dar necesită angajament. Tu și echipa ta trebuie să vă angajați în procesul de informare a proiectului după ce fiecare proiect a fost finalizat, să vă angajați să fiți sinceri cu privire la ceea ce a mers bine și ce a mers prost și să vă angajați să implementați orice schimbări necesare și să optimizați abordarea echipei dvs.

atunci va trebui să vă angajați să sărbătoriți cât de bine merg proiectele dvs. în viitor. Partea asta n-ar trebui să fie prea grea.

creșteți profitabilitatea cu 20% prin urmărirea timpului de fugă.

începeți gratuit

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.