como conduzir um Debrief bem sucedido do projeto em 3 passos fáceis

seu último projeto foi estelar e você quer replicar a realização. Ou, menos idealmente, você tomou um caminho acidentado para resultados sem brilho e você quer melhorar as coisas da próxima vez. Seja como for, precisas de um relatório do projecto. É simples, poderoso e vital nivelar suas habilidades de gerenciamento de projetos e resultados. Se queres melhorar pessoal e profissional, tenta um relatório do projecto. O que é um relatório de Projecto e por que é importante?

um relatório de projeto, também conhecido como um projeto post-mortem ou uma revisão após a ação, é o processo de análise de um projeto concluído para descobrir o que correu bem, o que não correu, e que melhorias podem ser feitas para a próxima vez, de acordo com Harvard Business School.Um relatório adequado do projecto pergunta e responde a três perguntas específicas:

  1. o que estávamos a tentar fazer?O que realmente aconteceu?Como podemos crescer a partir desta experiência?Os relatórios do projecto são importantes porque lhe dão a oportunidade de reflectir sobre o bom, o mau e o feio de um projecto recentemente concluído. Quando feito corretamente, um debrief do projeto permitirá que uma equipe aprenda o que fazer (e não fazer) no futuro para que os objetivos subseqüentes possam ser alcançados com menos aborrecimento.Lembre-se de quando era criança e os seus pais ensinavam-no a andar de bicicleta. Eles provavelmente seguraram-te firme quando começaste a pedalar, mas quando começaste a ganhar impulso, soltaram-te, esperando que conseguisses manter-te em pé sozinho.Se você acabou caindo, eles podem ter dito algo como: “você fez um bom trabalho mantendo o guiador firme. Vamos tentar de novo, mas desta vez, lembra-te de continuar a pedalar. É muito mais fácil manter o equilíbrio quando se está a mexer.”

    This parent-child bonding moment is a mini project debrief. Você aprendeu o que fez certo (segurou o guiador com firmeza) e o que fez de errado (você não continuou pedalando), e agora você tem uma idéia melhor de como alcançar o sucesso da próxima vez.Ao realizar um relatório de projecto com a sua equipa, permitirá que a sua equipa cresça, se torne mais produtiva e produza resultados melhores e mais sustentáveis.

    3 passos para um Debrief do projeto bem sucedido

    analisar um projeto, se foi bem sucedido ou não, requer três passos simples:

    1. Faça o tempo

    isto é simples em teoria, mas difícil na prática. A vida está ocupada. Quando um projeto termina, outro surge para tomar o seu lugar-como a hidra da mitologia grega.

    mas os relatórios dos projectos são demasiado benéficos para serem ignorados. Então planeie o tempo na agenda ocupada de sua equipe — os relatórios vão melhor quando toda a equipe está envolvida, diz CIO — e fazer dessas reuniões uma prioridade.

    1. faça as Perguntas certas

    Projeto as perguntas podem assumir muitas formas, mas a sua estrutura de base precisa para tratar de três simples perguntas: qual foi o objetivo do projeto, como foi que a meta foi atingida ou não, e o que devemos fazer diferente da próxima vez.Pergunta Nº 1: o que estávamos a tentar fazer?Inicie o debrief do seu projeto reiterando o objetivo do seu projeto. Ao lembrar a todos os presentes qual era o objetivo do projeto, você vai colocar as coisas em perspectiva e ser capaz de responder às duas perguntas seguintes muito mais facilmente.Pergunta # 2: O Que Realmente Aconteceu?Ao discutir o resultado do seu projecto, é importante cobrir tanto o bom como o mau. Fazer perguntas amplas como: “conseguimos o que esperávamos?”juntamente com consultas mais focalizadas, como, “nossa nova metodologia de gestão de projetos tornou as coisas melhores ou piores?”

    mas não pergunte apenas o que correu bem ou errado—pergunte por que. É aqui que está o verdadeiro valor. A sua equipa foi mais eficiente neste projecto do que o normal? Porquê? Talvez tenha sido por causa de um novo processo ou ferramenta específica.Pode ser difícil conseguir que os membros da equipa se abram em relação ao que correu mal. Isto é natural; nenhum de nós gosta de discutir os nossos fracassos. Mas é essencial que você descubra por que as coisas correram mal para que você possa evitar replicar os mesmos problemas no futuro. Certifica-te de que a tua equipa percebe que não se vão meter em sarilhos por admitirem erros ou revelarem problemas, e que sabem que estás simplesmente a tentar perceber o que aconteceu.Leve o seu tempo com cada pergunta e dê a cada membro da equipa a oportunidade de partilhar as suas opiniões de modo a que nenhum insight se perca ou não fique atento. Mas assegure-se de que cada opinião é apoiada por exemplos. Você não quer entrar no hábito de fazer mudanças drásticas baseadas apenas em sentimentos intestinais.Pergunta 3: Como Podemos Crescer A Partir Desta Experiência?Finalmente, é importante perguntar como você e sua equipe podem crescer. Como vais pegar no que acabaste de descobrir e fazer melhor da próxima vez? Você vai tentar implementar um novo processo de negócios ou procedimento? Vai comprometer-se com uma linha temporal mais realista? Vais mudar quem é o responsável pelo quê, com base no que aprendeste sobre as capacidades da tua equipa neste interrogatório?Ao tirar conclusões exequíveis, poderá assegurar-se de que aprende tanto com os seus êxitos como com os seus fracassos e dar a si próprio a melhor oportunidade de ter êxito da próxima vez.

    1. otimize a sua abordagem

    agora que você fez as perguntas certas e respondeu honestamente, é hora de colocar o que você aprendeu em ação. Um relatório de projecto não lhe servirá de nada se não optimizar a sua abordagem para o futuro. O que aprendeste? Há alguma forma de tu e a tua equipa se tornarem mais produtivos? Descobriu uma forma de produzir melhores resultados com menos esforço? Talvez o oposto seja verdade. Talvez tenha aprendido que a sua equipa estava a fazer cortes e o que realmente precisa de fazer é abrandar e garantir que os padrões de qualidade adequados são cumpridos.Qualquer que seja a conclusão a que chegar, certifique-se de que todos os participantes no debrief do seu projeto entendem os resultados e como avançar e que você comunica os próximos passos claramente. Sua equipe tem uma chance muito melhor de melhorar e alcançar um maior sucesso no futuro se cada pessoa receber pelo menos um takeaway actionable.

    se o projecto foi um sucesso esmagador, pode não precisar de takeaways individuais. Nesse caso, algo tão simples como ” esse novo processo de criação de conteúdo aumentou a produtividade da equipe em 20%. Vamos continuar usando essa abordagem no futuro, ” pode ser suficiente.Estas dicas adicionais irão assegurar que o seu processo de avaliação do projecto decorra o mais suavemente possível:

    definir as expectativas adequadas

    primeiro, você precisa definir a expectativa de que os relatórios do projecto serão padrão após cada projecto concluído. Dessa forma, cada membro da equipe não é surpreendido por eles e pode ganhar tempo em sua agenda para participar.

    para preparar a própria Reunião, distribuir um questionário pós-projeto a cada membro da equipe antes do debrief do projeto. Isto permitirá que a sua equipa venha à sua reunião preparada e pronta para partilhar as suas ideias.Elege um moderador de reunião de reunião do projecto, se se elege a si próprio e executa as suas próprias reuniões de reunião do projecto ou escolhe um funcionário altamente organizado para assumir este dever, certifique-se de que toda a sua equipa é clara sobre quem está a moderar a reunião. Ter uma pessoa no comando ajuda a manter as reuniões civis (temperamentos podem flare após um projeto decepcionante!) and on track.

    terminar: você está pronto para realizar um Debrief bem sucedido do projeto

    realizar um debrief adequado do projeto não é complicado, mas requer compromisso. Você e sua equipe precisam se comprometer com o processo de debrief do projeto após cada projeto ter sido concluído, comprometer-se a ser honesto sobre o que correu bem e o que correu mal, e comprometer-se a implementar quaisquer mudanças necessárias e otimizar a abordagem de sua equipe.

    então você vai precisar se comprometer a celebrar o quanto melhor seus projetos vão no futuro. Essa parte não deve ser muito difícil.

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