jak przeprowadzić udaną odprawę projektu w 3 prostych krokach

twój ostatni projekt był wspaniały i chcesz powtórzyć osiągnięcie. Lub, mniej idealnie, wybrałeś wyboistą drogę do słabych wyników i chcesz poprawić rzeczy następnym razem. Tak czy inaczej, sprawozdanie z projektu jest tym, czego potrzebujesz. To proste, potężne i niezbędne, aby podnieść swoje umiejętności zarządzania projektami i wyniki. Jeśli szukasz doskonalenia osobistego i zawodowego, wypróbuj sprawozdanie z projektu.

co to jest projekt i dlaczego jest ważny?

sprawozdanie z projektu, znane również jako projekt pośmiertny lub przegląd po akcji, to proces analizy ukończonego projektu w celu odkrycia, co poszło dobrze, a co nie, i jakie ulepszenia można wprowadzić następnym razem, zgodnie z Harvard Business School.

właściwa odprawa projektu zadaje i odpowiada na trzy konkretne pytania:

  1. co chcieliśmy osiągnąć?
  2. co się właściwie stało?
  3. jak możemy rozwijać się z tego doświadczenia?

podsumowania projektów są ważne, ponieważ dają szansę na zastanowienie się nad dobrem, złem i brzydotą niedawno ukończonego projektu. Po wykonaniu poprawnie, sprawozdanie z projektu pozwoli zespołowi dowiedzieć się, co robić (a nie robić) w przyszłości, aby kolejne cele można było osiągnąć przy mniejszym wysiłku.

przypomnij sobie, jak byłeś dzieckiem, a rodzice uczyli Cię jeździć na rowerze. Prawdopodobnie trzymali cię stabilnie, gdy zacząłeś pedałować, ale gdy zacząłeś nabierać rozpędu, puścili, mając nadzieję, że będziesz w stanie utrzymać się w pozycji pionowej.

gdybyś się załamał, mogliby powiedzieć coś w stylu: „wykonałeś naprawdę dobrą robotę, utrzymując kierownicę stabilnie. Spróbujmy jeszcze raz, ale tym razem pamiętajcie o pedałowaniu. O wiele łatwiej jest utrzymać równowagę w ruchu.”

ten moment łączący rodzic z dzieckiem jest podsumowaniem mini projektu. Nauczyłeś się, co zrobiłeś dobrze (trzymałeś kierownicę stabilnie) i co zrobiłeś źle (nie pedałowałeś), a teraz masz lepszy pomysł, jak osiągnąć sukces następnym razem.

przeprowadzając sprawozdanie projektowe ze swoim zespołem, pozwolisz zespołowi rozwijać się, stać się bardziej produktywnym i osiągać lepsze, bardziej zrównoważone wyniki.

3 Kroki do udanego projektu

Analiza projektu, niezależnie od tego, czy był udany, czy nie, wymaga trzech prostych kroków:

  1. Znajdź czas

jest to proste w teorii, ale trudne w praktyce. Życie jest zajęte. Kiedy jeden projekt się kończy, drugi zaczyna zajmować jego miejsce-coś w rodzaju Hydry z mitologii greckiej.

ale podsumowania projektu są zbyt korzystne, aby je zignorować. Zaplanuj więc czas w napiętym harmonogramie swojego zespołu – podsumowania najlepiej sprawdzają się, gdy cały zespół jest zaangażowany, mówi CIO — i uczyń te spotkania priorytetem.

  1. Zadaj właściwe pytania

pytania dotyczące podsumowania projektu mogą przybierać różne formy, ale ich podstawowa struktura musi dotyczyć trzech prostych pytań: jaki był cel projektu, jak został osiągnięty, czy nie, i co powinniśmy zrobić inaczej następnym razem.

Pytanie # 1: co chcieliśmy osiągnąć?

rozpocznij raport projektu, powtarzając cel projektu. Przypominając wszystkim obecnym, jaki był cel projektu, spojrzysz na to z innej perspektywy i będziesz w stanie znacznie łatwiej odpowiedzieć na poniższe dwa pytania.

Pytanie # 2: Co Tak Naprawdę Się Stało?

omawiając wynik projektu, ważne jest, aby uwzględnić zarówno dobre, jak i złe. Zadawaj pytania typu: „czy osiągnęliśmy to, na co liczyliśmy?”wraz z bardziej ukierunkowanymi zapytaniami, takimi jak:” czy nasza nowa metodologia zarządzania projektami poprawiła lub pogorszyła sytuację?”

ale nie pytaj tylko, co poszło dobrze, czy źle-zapytaj, dlaczego. Tu jest prawdziwa wartość. Czy twój zespół był bardziej wydajny w tym projekcie niż zwykle? Dlaczego tak było? Być może było to spowodowane nowym procesem lub konkretnym narzędziem.

może być trudno nakłonić członków zespołu do otwarcia się na to, co poszło nie tak. To naturalne; nikt z nas nie lubi dyskutować o swoich porażkach. Ale ważne jest, abyś odkrył, dlaczego sprawy poszły na boki, abyś mógł uniknąć powielania tych samych problemów w przyszłości. Upewnij się, że twój zespół zdaje sobie sprawę, że nie będzie miał kłopotów za przyznanie się do błędów lub ujawnienie problemów i że wie, że po prostu próbujesz zrozumieć, co się stało.

nie spiesz się z każdym pytaniem i daj każdemu członkowi zespołu szansę na podzielenie się swoimi opiniami, aby żaden wgląd nie zaginął lub nie został udostępniony. Ale upewnij się, że każda opinia jest poparta przykładami. Nie chcesz nabrać nawyku dokonywania drastycznych zmian opartych tylko na uczuciach jelitowych.

Pytanie # 3: Jak Możemy Rozwijać Się Z Tego Doświadczenia?

wreszcie, ważne jest, aby zapytać, jak ty i twój zespół mogą się rozwijać. Jak weźmiesz to, co właśnie odkryłeś i następnym razem zrobisz to lepiej? Czy spróbujesz wdrożyć nowy proces biznesowy lub procedurę? Czy zaangażujesz się w bardziej realistyczną oś czasu? Czy zmienicie się, kto jest za co odpowiedzialny, w oparciu o to, czego dowiedzieliście się o umiejętnościach waszej drużyny w tym podsumowaniu?

wyciągając praktyczne wnioski, będziesz w stanie zapewnić, że nauczysz się zarówno na sukcesach, jak i porażkach i dasz sobie najlepszą szansę na sukces następnym razem.

  1. Zoptymalizuj swoje podejście

teraz, gdy zadałeś właściwe pytania i odpowiedziałeś na nie szczerze, nadszedł czas, aby wprowadzić w życie to, czego się nauczyłeś. Sprawozdanie z projektu nie przyniesie ci nic dobrego, jeśli nie zoptymalizujesz swojego podejścia na przyszłość.

czego się nauczyłeś? Czy istnieje sposób, aby Ty i twój zespół mogli stać się bardziej produktywni? Czy odkryłeś sposób na uzyskanie lepszych wyników przy mniejszym wysiłku? Może jest odwrotnie. Być może nauczyłeś się, że twój zespół idzie na skróty, a to, co naprawdę musisz zrobić, to zwolnić i upewnić się, że spełnione są odpowiednie standardy jakości.

niezależnie od tego, do jakiego wniosku dojdziesz, upewnij się, że wszyscy uczestniczący w podsumowaniu projektu rozumieją wyniki i sposób, w jaki należy iść naprzód, a także jasno komunikujesz kolejne kroki. Twój zespół ma o wiele większe szanse na poprawę i osiągnięcie większego sukcesu w przyszłości, jeśli każda osoba otrzyma co najmniej jeden możliwy do zrealizowania posiłek na wynos.

jeśli projekt okazał się wielkim sukcesem, możesz nie potrzebować indywidualnych zamówień na wynos. W takim przypadku coś tak prostego jak: „ten nowy proces tworzenia treści zwiększył wydajność zespołu o 20%. Kontynuujmy to podejście w przyszłości, ” może wystarczyć.

kilka najlepszych praktyk podsumowania projektu

te dodatkowe wskazówki zapewnią, że proces podsumowania projektu przebiegnie tak płynnie, jak to możliwe:

ustaw odpowiednie oczekiwania

najpierw musisz ustawić oczekiwanie, że podsumowania projektu będą Standardem po każdym ukończonym projekcie. W ten sposób każdy pracownik nie jest zaskoczony nimi i może znaleźć czas w swoim harmonogramie, aby wziąć udział.

aby przygotować się do samego spotkania, rozłóż każdemu członkowi zespołu kwestionariusz po zakończeniu projektu przed podsumowaniem projektu. Pozwoli to Twojemu zespołowi przyjść na spotkanie przygotowanym i gotowym do podzielenia się swoimi spostrzeżeniami.

Wybierz moderatora spotkania podsumowującego projekt

niezależnie od tego, czy wybierzesz siebie i prowadzisz własne spotkania podsumowujące projekt, czy wybierzesz wysoko zorganizowanego pracownika, który podejmie się tego zadania, upewnij się, że cały zespół ma jasność, kto moderuje spotkanie. Posiadanie jednej osoby na czele pomaga utrzymać spotkania w cywilu (nastroje mogą wybuchnąć po rozczarowującym projekcie!) i na torze.

zakończenie: jesteś gotowy do przeprowadzenia udanego podsumowania projektu

przeprowadzenie właściwego podsumowania projektu nie jest skomplikowane, ale wymaga zaangażowania. Ty i twój zespół musicie zaangażować się w proces podsumowania projektu po zakończeniu każdego projektu, zobowiązać się do bycia szczerym na temat tego, co poszło dobrze, a co nie, i zobowiązać się do wdrożenia wszelkich niezbędnych zmian i optymalizacji podejścia zespołu.

wtedy musisz zobowiązać się do świętowania tego, o ile lepsze będą twoje projekty w przyszłości. To nie powinno być trudne.

Zwiększ swoją rentowność o 20%, śledząc czas ucieczki.

Zacznij za darmo

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.