hoe een succesvolle Projectdebrief uitvoeren in 3 eenvoudige stappen

uw laatste project was fantastisch en u wilt de prestatie repliceren. Of, minder ideaal, je nam een hobbelige weg naar glanzende resultaten en je wilt dingen de volgende keer te verbeteren. Hoe dan ook, een project debriefing is wat je nodig hebt. Het is eenvoudig, krachtig en essentieel om uw projectmanagementvaardigheden en-resultaten op een hoger niveau te brengen. Als persoonlijke en professionele verbetering is iets wat je wilt, probeer dan een project debriefing.

Wat is een Projectdebrief en waarom is het belangrijk?

een projectdebrief, ook bekend als een project post-mortem of een After action review, is het proces van het analyseren van een voltooid project om te ontdekken wat goed ging, wat niet, en welke verbeteringen kunnen worden gemaakt voor de volgende keer, volgens Harvard Business School.

een goede projectdebrief stelt en beantwoordt drie specifieke vragen:

  1. wat probeerden we te bereiken?
  2. Wat is er werkelijk gebeurd?
  3. Hoe kunnen we uit deze ervaring groeien?

Projectdebriefjes zijn belangrijk omdat ze je de kans geven om na te denken over het goede, het slechte en het lelijke van een recent voltooid project. Wanneer dit correct wordt gedaan, zal een project debriefing een team in staat stellen om te leren wat te doen (en niet te doen) in de toekomst, zodat de volgende doelstellingen kunnen worden bereikt met minder gedoe.

denk terug aan toen je een kind was en je ouders je leerden fietsen. Ze hielden je vast toen je begon te trappen, maar toen je eenmaal in beweging kwam, lieten ze los, in de hoop dat je rechtop kon blijven staan.

als je uiteindelijk crashte, zouden ze iets hebben gezegd als, “je hebt echt goed werk geleverd om het stuur stabiel te houden. Laten we het nog eens proberen, maar deze keer, denk eraan om te blijven trappen. Het is veel makkelijker om je evenwicht te bewaren als je beweegt.”

dit moment van ouder-kind binding is een mini project debriefing. Je leerde wat je goed deed (je hield het stuur stabiel) en wat je verkeerd deed (je bleef niet Trappen), en nu heb je een beter idee van hoe je de volgende keer succes kunt bereiken.

door een project debriefing met uw team uit te voeren, kunt u uw team laten groeien, productiever worden en betere, duurzamere resultaten produceren.

3 stappen naar een succesvolle Projectdebrief

het analyseren van een project, of het succesvol was of niet-zo succesvol, vereist drie eenvoudige stappen:

  1. maak de tijd

dit is eenvoudig in theorie, maar moeilijk in de praktijk. Het leven is druk. Als het ene project eindigt, komt er een ander tevoorschijn om zijn plaats in te nemen — een beetje zoals de hydra uit de Griekse mythologie.

maar projectdebriefjes zijn te nuttig om te negeren. Plan dus tijd in het drukke schema van je team — debriefings gaan het beste als het hele team erbij betrokken is, zegt CIO — en maak van die vergaderingen een prioriteit.

  1. Stel de juiste vragen

Project debrief vragen kunnen vele vormen aannemen, maar hun basisstructuur moet drie eenvoudige vragen beantwoorden: wat was het doel van het project, hoe werd dat doel bereikt of niet, en wat moeten we de volgende keer anders doen.

Vraag # 1: Wat probeerden we te bereiken?

Start uw project debriefing door het doel van uw project te herhalen. Door iedereen eraan te herinneren wat de projectdoelstelling was, zet je de dingen in perspectief en kun je de volgende twee vragen veel gemakkelijker beantwoorden.

Vraag # 2: Wat Is Er Eigenlijk Gebeurd?

bij het bespreken van het resultaat van uw project, is het belangrijk om zowel het goede als het slechte te behandelen. Stel brede vragen als: “hebben we bereikt wat we hoopten dat we zouden bereiken?”samen met meer gerichte vragen zoals, “maakte onze nieuwe project management methodologie dingen beter of slechter?”

maar vraag niet alleen wat goed of fout ging—vraag waarom. Dit is waar de echte waarde is. Was je team efficiënter met dit project dan normaal? Waarom was dat zo? Misschien was het vanwege een nieuw proces of een specifiek instrument.

het kan moeilijk zijn om teamleden open te krijgen over wat er mis ging. Dit is natuurlijk; niemand van ons houdt van het bespreken van onze mislukkingen. Maar het is essentieel dat je ontdekt waarom dingen verkeerd gingen, zodat je in de toekomst kunt voorkomen dat je dezelfde problemen herhaalt. Zorg ervoor dat uw team zich realiseert dat ze niet in de problemen komen voor het toegeven van fouten of het onthullen van problemen, en dat ze weten dat je gewoon probeert te begrijpen wat er is gebeurd.

neem de tijd met elke vraag en geef elk teamlid de kans om hun mening te delen, zodat geen inzicht verloren gaat of niet gedeeld wordt. Maar zorg ervoor dat elk advies wordt ondersteund door voorbeelden. Je wilt niet de gewoonte krijgen om drastische veranderingen aan te brengen alleen op basis van buikgevoelens.

Vraag # 3: Hoe Kunnen We Uit Deze Ervaring Groeien?

tot slot is het belangrijk om te vragen hoe u en uw team kunnen groeien. Hoe ga je het de volgende keer beter doen met wat je net ontdekt hebt? Wilt u een nieuw bedrijfsproces of-procedure implementeren? Wilt u zich inzetten voor een meer realistische tijdlijn? Zal je veranderen wie verantwoordelijk is voor wat, gebaseerd op wat je hebt geleerd over de capaciteiten van je team in deze debriefing?

door bruikbare conclusies te trekken, kunt u ervoor zorgen dat u leert van zowel uw successen als mislukkingen en uzelf de beste kans geeft om de volgende keer succesvol te zijn.

  1. Optimaliseer uw aanpak

nu je de juiste vragen hebt gesteld en ze eerlijk hebt beantwoord, is het tijd om wat je hebt geleerd in daden om te zetten. Een project debriefing zal je geen goed doen als je je aanpak niet optimaliseert voor de toekomst.

wat heb je geleerd? Is er een manier waarop jij en je team productiever kunnen worden? Heeft u een manier ontdekt om betere resultaten te produceren met minder inspanning? Misschien is het tegenovergestelde waar. Misschien heb je geleerd dat je team aan het bezuinigen was en wat je echt moet doen is vertragen en ervoor zorgen dat de juiste kwaliteitsnormen worden voldaan.

welke conclusie u ook trekt, zorg ervoor dat iedereen die deelneemt aan uw projectdebrief de resultaten begrijpt en hoe u verder kunt gaan en dat u de volgende stappen duidelijk communiceert. Uw team heeft een veel betere kans op verbetering en het bereiken van een groter toekomstig succes als elke persoon ten minste één bruikbare afhaalmaaltijd ontvangt.

als het project een geweldig succes was, heeft u mogelijk geen individuele afhaalmaaltijden nodig. In dat geval, iets simpels als, “dat nieuwe content creatie proces verhoogde team productiviteit met 20%. Laten we die aanpak in de toekomst blijven gebruiken,” kan volstaan.

enkele Best Practices voor Projectdebrief

deze extra tips zorgen ervoor dat uw projectdebriefproces zo soepel mogelijk verloopt:

Stel de juiste verwachtingen

eerst moet u de verwachting instellen dat projectdebriefs standaard zullen zijn na elk voltooid project. Op die manier is elke medewerker niet verrast door hen en kan tijd maken in hun schema om deel te nemen.

om de vergadering zelf voor te bereiden, moet u vóór de debriefing van het project een post-projectvragenlijst aan elk teamlid verspreiden. Dit zal uw team in staat stellen om naar uw vergadering voorbereid en klaar om hun inzichten te delen komen.

Kies een project debriefing Vergadering Moderator

of u nu zelf kiest en uw eigen project debriefing vergaderingen leidt of kies een zeer georganiseerde werknemer om deze taak op zich te nemen, zorg ervoor dat uw hele team duidelijk is over wie de vergadering modereert. Het hebben van één persoon die de leiding heeft, helpt vergaderingen burgerlijk te houden (gemoederen kunnen oplaaien na een teleurstellend project!) en op schema.

afronden: u bent klaar om een succesvolle Projectdebrief uit te voeren

het uitvoeren van een goede projectdebrief is niet ingewikkeld, maar vereist wel inzet. U en uw team moeten zich committeren aan het project debriefing proces nadat elk project is voltooid, committeren aan het eerlijk zijn over wat goed ging en wat fout ging, en committeren aan het implementeren van de nodige veranderingen en het optimaliseren van de aanpak van uw team.

dan moet u zich committeren om te vieren hoeveel beter uw projecten gaan in de toekomst. Dat deel moet niet zo moeilijk zijn.

Verhoog uw winstgevendheid met 20% door de looptijd bij te houden.

gratis beginnen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.