Hvordan Gjennomføre Et Vellykket Prosjekt Debrief i 3 Enkle Trinn

ditt siste prosjekt var fantastisk, og du vil replikere prestasjonen. Eller, mindre ideelt, du tok en humpete vei til laber resultater, og du ønsker å forbedre ting neste gang rundt. Uansett, et prosjekt debrief er det du trenger. Det er enkelt, kraftig og viktig å nivå opp dine prosjektledelse ferdigheter og resultater. Hvis personlig og profesjonell forbedring er noe du er ute etter, kan du prøve et prosjekt debrief.

Hva Er Et Prosjekt Debrief og Hvorfor Er Det Viktig?

en prosjektdebrief, også kjent som et prosjekt etter mortem eller en etteraksjonsgjennomgang, er prosessen med å analysere et fullført prosjekt for å oppdage hva som gikk bra, hva som ikke gjorde det, og hvilke forbedringer som kan gjøres til neste gang, Ifølge Harvard Business School.

en skikkelig prosjektdebrief spør og svarer på tre konkrete spørsmål:

  1. Hva prøvde vi å oppnå?
  2. hva skjedde egentlig?
  3. Hvordan kan vi vokse fra denne erfaringen?

Prosjektdebriefs er viktige fordi de gir deg en sjanse til å reflektere over det gode, det dårlige og det stygge av et nylig fullført prosjekt. Når det gjøres riktig, vil en prosjektdebrief tillate et team å lære hva de skal gjøre (og ikke gjøre) i fremtiden, slik at etterfølgende mål kan oppnås med mindre stress.

Tenk tilbake til da du var barn og foreldrene dine lærte deg å sykle. De sannsynligvis holdt deg stødig som du begynte å pedal, men når du begynte å skyte fart, de la gå, håper du vil være i stand til å holde oppreist på egen hånd.

hvis du endte med å krasje, kan de ha sagt noe som: «du gjorde en veldig god jobb med å holde styret stabilt . La oss prøve igjen, men denne gangen, husk å holde pedaling. Det er mye lettere å holde balansen når du beveger deg.»

dette foreldre-barn bonding øyeblikk er en mini prosjekt debrief. Du lærte hva du gjorde riktig (du holdt styret jevnt) og hva du gjorde galt (du fortsatte ikke å tråkke), og nå har du en bedre ide om hvordan du oppnår suksess neste gang.

ved å gjennomføre en prosjektdebrief med teamet ditt, vil du la teamet ditt vokse, bli mer produktivt og produsere bedre og mer bærekraftige resultater.

3 Trinn Til Et Vellykket Prosjekt Debrief

Analysere et prosjekt, enten det var vellykket eller ikke-så-vellykket, krever tre enkle trinn:

  1. Gjør Tiden

dette er enkelt i teorien, men vanskelig i praksis. Livet er opptatt. Når ett prosjekt slutter, springer et annet opp for å ta sin plass – som hydra fra gresk mytologi.

men prosjekt debriefs er for gunstig å ignorere. Så planlegg tid i lagets travle timeplan — debriefs går best når hele laget er involvert, sier CIO — og gjør disse møtene en prioritet.

  1. Still De Riktige Spørsmålene

Prosjekt debrief spørsmål kan ta mange former, men deres base struktur må ta tre enkle henvendelser: hva var prosjektets mål, hvordan ble det målet oppnådd eller ikke, og hva skal vi gjøre annerledes neste gang.

Spørsmål # 1: Hva Prøvde Vi å Oppnå?

Start prosjektdebriefingen ved å gjenta prosjektets mål. Ved å minne alle presentere hva prosjektmålet var, vil du sette ting i perspektiv og kunne svare på følgende to spørsmål mye lettere.

Spørsmål # 2: Hva Skjedde Egentlig?

når du diskuterer utfallet av prosjektet ditt, er det viktig å dekke både det gode og det dårlige. Still brede spørsmål som: «oppnådde vi det vi håpet vi ville?»sammen med mer målrettede spørsmål som,» Gjorde vår nye prosjektledelsesmetodikk ting bedre eller verre ?»

men ikke bare spør hva som gikk rett eller galt-spør hvorfor. Det er her den virkelige verdien ligger. Var teamet ditt mer effektivt på dette prosjektet enn normalt? Hvorfor var det slik? Kanskje det var på grunn av en ny prosess eller et bestemt verktøy.

det kan være vanskelig å få teammedlemmer til å åpne opp i forhold til hva som gikk galt. Dette er naturlig; ingen av oss liker å diskutere våre feil. Men det er viktig at du oppdager hvorfor ting gikk sidelengs, slik at du kan unngå å kopiere de samme problemene i fremtiden. Sørg for at teamet ditt innser at de ikke kommer i trøbbel for å innrømme feil eller avsløre problemer, og at de vet at du bare prøver å forstå hva som skjedde.

Ta deg god tid med hvert spørsmål og gi hvert teammedlem en sjanse til å dele sine meninger, slik at ingen innsikt blir tapt eller går udelt. Men sørg for at hver mening støttes av eksempler. Du ønsker ikke å bli vant til å gjøre drastiske endringer basert bare på magefølelse.

Spørsmål # 3: Hvordan Kan Vi Vokse Fra Denne Erfaringen?

Til Slutt er Det viktig å spørre hvordan du og teamet ditt kan vokse. Hvordan vil du ta det du nettopp har oppdaget og gjøre det bedre neste gang? Vil du prøve å implementere en ny forretningsprosess eller prosedyre? Vil du forplikte seg til en mer realistisk tidslinje? Vil du endre rundt hvem som er ansvarlig for hva, basert på hva du har lært om lagets evner i denne debrief?

ved å trekke konkrete konklusjoner, vil du være i stand til å sikre at du lærer av både suksesser og fiaskoer, og gi deg selv den beste muligheten til å lykkes neste gang rundt.

  1. Optimaliser Tilnærmingen Din

Nå som du har stilt de riktige spørsmålene og besvart dem ærlig, er det på tide å sette det du har lært til handling. Et prosjekt debrief vil ikke gjøre deg noe bra hvis du ikke optimaliserer din tilnærming til fremtiden.

så hva lærte du? Er det en måte at du og teamet ditt kan bli mer produktive? Har du oppdaget en måte å produsere bedre resultater med mindre innsats? Kanskje det motsatte er sant. Kanskje du har lært at laget ditt var kutte hjørner og hva du virkelig trenger å gjøre er tregere og sikre at riktig kvalitet er oppfylt.

uansett hvilken konklusjon du kommer til, må du sørge For at alle som deltar i prosjektdebriefen din, forstår resultatene og hvordan du går videre, og at du kommuniserer de neste trinnene tydelig. Teamet ditt har en mye bedre sjanse til å forbedre og oppnå større fremtidig suksess hvis hver person mottar minst en handlingsbar takeaway.

hvis prosjektet var en knusende suksess, trenger du kanskje ikke individuelle takeaways. I så fall, noe så enkelt som, «den nye innholdsskapingsprosessen økte lagproduktiviteten med 20%. La oss fortsette å bruke den tilnærmingen i fremtiden, » kan være nok.

Noen Få Anbefalte Fremgangsmåter For Prosjektdebriefing

disse tilleggstipsene vil sikre at prosjektdebriefingsprosessen går så smidig som mulig:

Angi Riktige Forventninger

Først må du angi forventningen om at prosjektdebriefene skal være standard etter hvert fullført prosjekt. På den måten er hver medarbeider ikke overrasket over dem og kan få tid i timeplanen til å delta.

for å forberede seg til selve møtet, distribuerer du et spørreskjema etter prosjektet til hvert teammedlem før prosjektdebriefingen. Dette vil tillate teamet å komme til møtet forberedt og klar til å dele sin innsikt.

Velg En Prosjektdebrief Møtemoderator

enten du velger deg selv og kjører dine egne prosjektdebriefemøter eller velger en svært organisert medarbeider for å ta på seg denne plikten, må du sørge for at hele teamet ditt er tydelig på hvem som modererer møtet. Å ha en ansvarlig person bidrar til å holde møter sivile (temperamentet kan blusse etter et skuffende prosjekt!) og på sporet.

Innpakning: Du Er Klar Til Å Gjennomføre En Vellykket Prosjektdebrief

Å Gjennomføre en skikkelig prosjektdebrief er ikke komplisert, men det krever engasjement. Du og teamet ditt må forplikte seg til prosjektdebriefingsprosessen etter hvert prosjekt er fullført, forplikte seg til å være ærlig om hva som gikk rett og hva som gikk galt, og forplikte seg til å implementere nødvendige endringer og optimalisere teamets tilnærming.

da må du forplikte deg til å feire hvor mye bedre prosjektene dine går i fremtiden. Den delen bør ikke være for vanskelig.

Øk lønnsomheten med 20% ved å holde styr på løpetid.

Kom i gang gratis

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.