3つの簡単なステップで成功したプロジェクト報告会を行う方法

あなたの最後のプロジェクトは恒星であり、あなたは成果を複製したいと思っています。 または、より少なく理想的には、精彩を欠いた結果にでこぼこ道を取り、事を次の時間を改良したいと思う。 いずれにしても、プロジェクト報告会はあなたが必要とするものです。 それはあなたのプロジェクト管理の技術および結果を水平にするために簡単、強力、重大である。 個人的な、専門の改善があなたが後にある何かなら、プロジェクトの報告会を試みなさい。

プロジェクトの報告会とは何ですか、なぜそれが重要なのですか?

ハーバード-ビジネス-スクールによると、プロジェクトの死後またはアクション後のレビューとも呼ばれるプロジェクト報告会は、完了したプロジェクトを分析して、何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのか、次回のためにどのような改善ができるのかを発見するプロセスである。

適切なプロジェクト報告会は、三つの具体的な質問を尋ね、答えます:

  1. 私たちは何を達成しようとしていましたか?
  2. 実際に何が起こったのですか?
  3. この経験からどのように成長することができますか?

プロジェクト報告は、最近完了したプロジェクトの良いこと、悪いこと、醜いことを反映する機会を与えるので重要です。 正しく行われると、プロジェクトの報告会は、その後の目標は、より少ない手間で達成することができるように、チームが将来的に何をすべきか(としない)

あなたが子供の頃、あなたの両親が自転車に乗る方法を教えていたときに戻って考えてみてください。 彼らはおそらくあなたがペダルを始めたときにあなたを安定させましたが、勢いを増し始めたら、彼らはあなたが自分で直立したままになること

あなたがクラッシュしてしまった場合、彼らは”あなたはハンドルバーを安定させて本当に良い仕事をしました。 もう一度試してみましょうが、今回はペダリングを続けることを忘れないでください。 それはあなたが動いているときにあなたのバランスを保つためにはるかに簡単です。”

この親子の絆の瞬間は、ミニプロジェクト報告会です。 あなたは正しいこと(ハンドルバーを安定させた)と間違ったこと(ペダリングを続けなかった)を学び、次回の成功を達成する方法のより良い考えを持

あなたのチームとプロジェクトの報告会を行うことによって、あなたのチームが成長し、より生産的になり、より良く、より持続可能な結果を生み出すこ

プロジェクトを成功させるための3つのステップ報告

プロジェクトを分析するには、成功したかどうかにかかわらず、三つの簡単なステップが必:

  1. 時間を作る

これは理論的には単純ですが、実際には困難です。 人生は忙しいです。 一つのプロジェクトが終了すると、別のものがその場所を取るために湧きます—ギリシャ神話のヒドラのようなものです。

しかし、プロジェクト報告は無視するには有益すぎる。 チーム全体が関与しているときに報告会が最高になる、とCIOは言います——だから、あなたのチームの忙しいスケジュールに時間を計画し、それらの会議を優先

  1. 適切な質問をする

プロジェクトの報告会の質問には多くの形式がありますが、その基本構造は、プロジェクトの目標は何だったのか、その目標はどのように達成されたのか、そして次回は何を違った方法で行うべきかという三つの簡単な質問に対処する必要があります。

質問#1:私たちは何を達成しようとしていましたか?

プロジェクトの目標を繰り返して、プロジェクト報告会を開始します。 プロジェクトの目的が何であったかを提示するすべての人に思い出させることによって、あなたは視点に物事を入れて、はるかに簡単に次の二つの

質問#2:実際に何が起こったのですか?

あなたのプロジェクトの結果を議論するとき、良いことと悪いことの両方をカバーすることが重要です。 “私達は私達が私達が望んだものを達成したかのような広い質問をしなさいか。”のようなより目標とされた問い合わせと共に、”私達の新しいプロジェクト管理の方法論は事をよりよくまたはより悪くさせたか。”

しかし、何が正しいのか間違っているのかを尋ねるだけではなく、理由を尋ねてください。 これは本当の価値があるところです。 あなたのチームは通常よりもこのプロジェクトの方が効率的でしたか? なぜそうだったのですか? おそらく、それは新しいプロセスや特定のツールのためでした。

チームメンバーに何が悪かったのかを開放させるのは難しいかもしれません。 これは自然である;私達のどれも私達の失敗を論議することを好まない。 しかし、それはあなたが将来的に同じ問題を複製することを避けることができるように、物事が横に行った理由を発見することが不可欠です。 あなたのチームは、彼らがミスを認めたり、問題を明らかにするためのトラブルに取得しないことを認識していることを確認し、彼らはあなたが単に何が起こったのかを理解しようとしている知っていることを確認してください。

各質問に時間をかけて、洞察が失われたり共有されたりしないように、すべてのチームメンバーに意見を共有する機会を与えてください。 しかし、それぞれの意見が例によってバックアップされていることを確認してください。 あなただけの腸の感情に基づいて抜本的な変更を行う習慣に取得したくないです。

質問#3:この経験からどう成長できるのか?

最後に、あなたとあなたのチームがどのように成長できるかを尋ねることが重要です。 どのようにあなたがちょうど発見したものを取り、より良い次回を行いますか? 新しいビジネスプロセスや手順を実装しようとしますか? あなたはより現実的なタイムラインにコミットしますか? あなたはこの報告会であなたのチームの能力について学んだことに基づいて、何を担当している人の周りに変更されますか?

実用的な結論を引き出すことによって、あなたはあなたの成功と失敗の両方から学び、次回に成功する最良のチャンスを与えることができます。

  1. アプローチの最適化

右の質問をし、それらに正直に答えたので、それは行為に学んだものを置く時間である。 プロジェクトの報告会は未来のためのあなたのアプローチを最大限に活用しなければよいしない。

では、何を学んだのですか? あなたとあなたのチームがより生産的になる方法はありますか? より少ない努力のよりよい結果を作り出す方法を発見したか。 多分反対は本当である。 おそらく、あなたはあなたのチームが手を切っていたことを学び、あなたが本当にする必要があるのは遅く、適切な品質基準が満たされていることを

どのような結論に至っても、プロジェクト報告会に参加しているすべての人が結果と前進する方法を理解し、次のステップを明確に伝えてくださ あなたのチームは、一人一人が少なくとも一つの実用的な持ち帰りを受け取った場合、より大きな将来の成功を改善し、達成するためのはるかに良い

プロジェクトが大成功だった場合、個々の持ち帰りは必要ないかもしれません。 その場合、「その新しいコンテンツ作成プロセスは、チームの生産性を20%向上させました。 将来的にはそのアプローチを使い続けましょう”と述べた。

いくつかのプロジェクト報告会のベストプラクティス

これらの追加のヒントは、プロジェクト報告会のプロセスができるだけスムーズに進む そうすれば、各スタッフは彼らに驚いておらず、参加するスケジュールに時間を作ることができます。

会議自体の準備のために、プロジェクト報告会の前に各チームメンバーにプロジェクト後のアンケートを配布します。 これはあなたのチームが準備され、彼らの洞察力を共有する準備ができてあなたの会議に来ることができます。

プロジェクト報告会のモデレーターを選出

あなた自身を選出し、あなた自身のプロジェクト報告会を実行するか、この義務を取るために高度に組織された従業員を選択するかどうかは、あなたのチーム全体が会議をモデレーターしている人を明確にしてください。 一人の担当者を持つことは、会議を市民的に保つのに役立ちます(失望したプロジェクトの後に怒りが爆発することができます!)と軌道に乗っている。

ラッピングアップ:あなたは成功したプロジェクト報告会を行う準備ができています

適切なプロジェクト報告会を行うことは複雑ではありませんが、それはコミットメントを必要とします。 あなたとあなたのチームは、各プロジェクトが完了した後、プロジェクトの報告プロセスにコミットし、何が正しく、何が間違っていたかについて正直

次に、あなたのプロジェクトが将来どれだけ良くなるかを祝うことにコミットする必要があります。 その部分はあまりにも難しいべきではありません。

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