Come condurre un Debrief progetto di successo in 3 semplici passi

Il tuo ultimo progetto è stato stellare e si desidera replicare la realizzazione. O, meno idealmente, hai preso una strada accidentata per risultati poco brillanti e vuoi migliorare le cose la prossima volta. In entrambi i casi, un debrief del progetto è ciò di cui hai bisogno. È semplice, potente e vitale per aumentare di livello le tue capacità e risultati di gestione del progetto. Se il miglioramento personale e professionale è qualcosa che stai cercando, prova un debrief di progetto.

Cos’è un Debrief di progetto e perché è importante?

Un debrief di progetto, noto anche come project post-mortem o after action review, è il processo di analisi di un progetto completato per scoprire cosa è andato bene, cosa no e quali miglioramenti possono essere apportati per la prossima volta, secondo la Harvard Business School.

Un debrief di progetto corretto pone e risponde a tre domande specifiche:

  1. Cosa stavamo cercando di ottenere?
  2. Cosa è realmente successo?
  3. Come possiamo crescere da questa esperienza?

I debrief di progetto sono importanti perché ti danno la possibilità di riflettere sul bene, sul male e sul brutto di un progetto completato di recente. Se fatto correttamente, un debrief del progetto consentirà a un team di imparare cosa fare (e non fare) in futuro in modo che gli obiettivi successivi possano essere raggiunti con meno problemi.

Ripensa a quando eri un bambino e i tuoi genitori ti insegnavano ad andare in bicicletta. Probabilmente ti hanno tenuto fermo mentre iniziavi a pedalare, ma una volta che hai iniziato a guadagnare slancio, ti hanno lasciato andare, sperando che saresti stato in grado di rimanere in posizione verticale da solo.

Se hai finito per schiantarti, potrebbero aver detto qualcosa del tipo: “Hai fatto un ottimo lavoro mantenendo il manubrio stabile. Proviamo di nuovo, ma questa volta, ricordatevi di continuare a pedalare. È molto più facile mantenere l’equilibrio quando ti muovi.”

Questo momento di legame genitore-figlio è un mini debrief di progetto. Hai imparato cosa hai fatto bene (hai tenuto fermo il manubrio) e cosa hai fatto male (non hai continuato a pedalare), e ora hai un’idea migliore di come raggiungere il successo la prossima volta.

Conducendo un debrief di progetto con il tuo team, consentirai al tuo team di crescere, diventare più produttivo e produrre risultati migliori e più sostenibili.

3 Passi per un progetto di successo Debrief

L’analisi di un progetto, che abbia avuto successo o meno, richiede tre semplici passaggi:

  1. Fare il tempo

Questo è semplice in teoria, ma difficile nella pratica. La vita è occupata. Quando un progetto finisce, un altro sorge per prendere il suo posto — un po ‘ come l’idra della mitologia greca.

Ma i debrief del progetto sono troppo vantaggiosi per essere ignorati. Quindi pianifica il tempo nel fitto programma del tuo team: i debrief vanno meglio quando l’intero team è coinvolto, afferma il CIO, e rendono tali riunioni una priorità.

  1. Fai le domande giuste

Le domande di debrief del progetto possono assumere molte forme, ma la loro struttura di base deve affrontare tre semplici domande: qual è stato l’obiettivo del progetto, come è stato raggiunto o meno quell’obiettivo e cosa dovremmo fare diversamente la prossima volta.

Domanda #1: cosa stavamo cercando di realizzare?

Inizia il tuo debrief del progetto ribadendo l’obiettivo del tuo progetto. Ricordando a tutti i presenti quale fosse l’obiettivo del progetto, metterai le cose in prospettiva e sarai in grado di rispondere alle seguenti due domande molto più facilmente.

Domanda #2: cosa è realmente successo?

Quando si discute il risultato del progetto, è importante coprire sia il bene che il male. Fai domande ampie come: “Abbiamo ottenuto ciò che speravamo di ottenere?”insieme a query più mirate come” La nostra nuova metodologia di gestione del progetto ha migliorato o peggiorato le cose?”

Ma non chiedere solo cosa è andato bene o male—chiedi perché. Questo è dove il valore reale è. Il tuo team è stato più efficiente del normale su questo progetto? Perché era così? Forse è stato a causa di un nuovo processo o strumento specifico.

Potrebbe essere difficile convincere i membri del team ad aprirsi per quanto riguarda ciò che è andato storto. Questo è naturale; nessuno di noi piace discutere i nostri fallimenti. Ma è essenziale scoprire perché le cose sono andate male in modo da evitare di replicare gli stessi problemi in futuro. Assicurati che la tua squadra si renda conto che non si metteranno nei guai per aver ammesso errori o rivelato problemi e che sappiano che stai semplicemente cercando di capire cosa è successo.

Prenditi il tuo tempo con ogni domanda e dai a ogni membro del team la possibilità di condividere le proprie opinioni in modo che nessuna intuizione si perda o non venga condivisa. Ma fare in modo che ogni opinione è sostenuta da esempi. Non vuoi prendere l’abitudine di fare cambiamenti drastici basati solo su sentimenti intestinali.

Domanda # 3: Come possiamo crescere da questa esperienza?

Infine, è importante chiedere come voi e il vostro team può crescere. Come farai a prendere quello che hai appena scoperto e fare meglio la prossima volta? Proverai a implementare un nuovo processo o procedura aziendale? Ti impegnerai in una linea temporale più realistica? Cambierai chi è responsabile di cosa, in base a ciò che hai imparato sulle capacità della tua squadra in questo debrief?

Traendo conclusioni attuabili, sarai in grado di assicurarti di imparare sia dai tuoi successi che dai tuoi fallimenti e darti le migliori possibilità di avere successo la prossima volta.

  1. Ottimizza il tuo approccio

Ora che hai posto le domande giuste e risposto onestamente, è il momento di mettere in azione ciò che hai imparato. Un debrief di progetto non ti farà nulla di buono se non ottimizzi il tuo approccio per il futuro.

Allora, cosa hai imparato? C’è un modo in cui tu e il tuo team potete diventare più produttivi? Hai scoperto un modo per produrre risultati migliori con meno sforzo? Forse è vero il contrario. Forse hai imparato che la tua squadra stava tagliando gli angoli e quello che devi davvero fare è rallentare e garantire che siano soddisfatti gli standard di qualità adeguati.

Qualunque sia la conclusione a cui arrivi, assicurati che tutti coloro che partecipano al tuo debrief del progetto comprendano i risultati e come andare avanti e che tu comunichi chiaramente i prossimi passi. La tua squadra ha molte più possibilità di migliorare e raggiungere un maggiore successo futuro se ogni persona riceve almeno un takeaway utilizzabile.

Se il progetto è stato un successo strepitoso, potresti non aver bisogno di takeaway individuali. In tal caso, qualcosa di semplice come “Quel nuovo processo di creazione di contenuti ha aumentato la produttività del team del 20%. Continuiamo ad usare questo approccio in futuro”, potrebbe essere sufficiente.

Alcune best practice di debrief del progetto

Questi suggerimenti aggiuntivi garantiranno che il processo di debrief del progetto vada nel modo più fluido possibile:

Imposta le aspettative corrette

In primo luogo, è necessario impostare l’aspettativa che i debrief del progetto siano standard dopo ogni progetto completato. In questo modo ogni membro del personale non è sorpreso da loro e può fare il tempo nel loro programma per partecipare.

Per preparare l’incontro stesso, distribuire un questionario post-progetto a ciascun membro del team prima del debrief del progetto. Ciò consentirà al tuo team di venire alla tua riunione preparato e pronto a condividere le loro intuizioni.

Eleggi un moderatore della riunione di debrief del progetto

Se eleggi te stesso e gestisci le tue riunioni di debrief del progetto o scegli un dipendente altamente organizzato per assumere questo compito, assicurati che tutto il tuo team sia chiaro su chi sta moderando la riunione. Avere una persona in carica aiuta a mantenere le riunioni civili (gli animi possono infiammarsi dopo un progetto deludente!) e in pista.

Conclusione: sei pronto a condurre un debrief di progetto di successo

Condurre un debrief di progetto corretto non è complicato, ma richiede impegno. Tu e il tuo team dovete impegnarvi nel processo di debrief del progetto dopo che ogni progetto è stato completato, impegnarvi ad essere onesti su cosa è andato bene e cosa è andato storto e impegnarvi ad implementare le modifiche necessarie e ottimizzare l’approccio del vostro team.

Quindi dovrai impegnarti a celebrare quanto meglio andranno i tuoi progetti in futuro. Quella parte non dovrebbe essere troppo difficile.

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