hur man genomför ett framgångsrikt projekt Debrief i 3 enkla steg

ditt senaste projekt var stellar och du vill replikera prestationen. Eller, mindre idealiskt, Du tog en ojämn väg till svaga resultat och du vill förbättra saker nästa gång. Hur som helst, ett projekt debrief är vad du behöver. Det är enkelt, kraftfullt och viktigt att nivåera upp dina projektledningskunskaper och resultat. Om personlig och professionell förbättring är något du är ute efter, prova ett projekt debrief.

Vad är ett projekt Debrief och varför är det viktigt?

ett projekt debrief, även känt som ett projekt efter slakt eller en After action review, är processen att analysera ett slutfört projekt för att upptäcka vad som gick bra, vad som inte gjorde det och vilka förbättringar som kan göras för nästa gång, enligt Harvard Business School.

en riktig projektdebrief ställer och svarar på tre specifika frågor:

  1. vad försökte vi åstadkomma?
  2. vad hände egentligen?
  3. Hur kan vi växa från denna erfarenhet?

Projektdebriefs är viktiga eftersom de ger dig en chans att reflektera över det goda, det dåliga och det fula i ett nyligen avslutat projekt. När det görs korrekt kommer en projektdebrief att göra det möjligt för ett team att lära sig vad man ska göra (och inte göra) i framtiden så att efterföljande mål kan uppnås med mindre krångel.

Tänk tillbaka på när du var liten och dina föräldrar lärde dig att cykla. De höll dig förmodligen stadigt när du började trampa, men när du började få fart, släppte de och hoppades att du skulle kunna hålla dig upprätt på egen hand.

om du slutade krascha kan de ha sagt något som ”du gjorde ett riktigt bra jobb med att hålla styret stadigt. Låt oss försöka igen, men den här gången, kom ihåg att fortsätta trampa. Det är mycket lättare att hålla balansen när du flyttar.”

denna förälder-barn bindning ögonblick är en mini projekt debrief. Du lärde dig vad du gjorde rätt (du höll styret stadigt) och vad du gjorde fel (du fortsatte inte att trampa), och nu har du en bättre uppfattning om hur du uppnår framgång nästa gång.

genom att genomföra en projektdebrief med ditt team låter du ditt team växa, bli mer produktivt och producera bättre och mer hållbara resultat.

3 steg till ett framgångsrikt projekt Debrief

analysera ett projekt, oavsett om det var framgångsrikt eller inte-så-framgångsrikt, kräver tre enkla steg:

  1. gör tiden

detta är enkelt i teorin, men svårt i praktiken. Livet är upptagen. När ett projekt slutar, springer en annan upp för att ta sin plats — ungefär som hydra från grekisk mytologi.

men projektdebriefs är för fördelaktiga för att ignorera. Så planera tid i ditt lags upptagna schema-debriefs går bäst när hela laget är involverat, säger CIO — och prioriterar dessa möten.

  1. Ställ rätt frågor

projekt debrief frågor kan ta många former, men deras basstruktur måste ta itu med tre enkla frågor: Vad var projektets mål, Hur var det målet uppnås eller inte, och vad ska vi göra annorlunda nästa gång.

Fråga #1: Vad försökte vi åstadkomma?

starta din projektdebrief genom att upprepa projektets mål. Genom att påminna alla om vad projektets mål var, kommer du att sätta saker i perspektiv och kunna svara på följande två frågor mycket lättare.

Fråga # 2: Vad Hände Egentligen?

när du diskuterar resultatet av ditt projekt är det viktigt att täcka både det goda och det dåliga. Ställ breda frågor som ”uppnådde vi vad vi hoppades att vi skulle göra?”tillsammans med mer riktade frågor som” gjorde vår nya projektledningsmetodik saker bättre eller sämre?”

men fråga inte bara vad som gick rätt eller fel—fråga varför. Det är här det verkliga värdet är. Var ditt team mer effektivt på detta projekt än normalt? Varför var det så? Kanske var det på grund av en ny process eller ett specifikt verktyg.

det kan vara svårt att få teammedlemmar att öppna sig när det gäller vad som gick fel. Detta är naturligt; ingen av oss gillar att diskutera våra misslyckanden. Men det är viktigt att du upptäcker varför saker gick i sidled så att du kan undvika att replikera samma problem i framtiden. Se till att ditt team inser att de inte kommer att få problem för att erkänna misstag eller avslöja problem, och att de vet att du helt enkelt försöker förstå vad som hände.

ta dig tid med varje fråga och ge varje teammedlem en chans att dela sina åsikter så att ingen insikt går vilse eller går odelad. Men se till att varje åsikt stöds av exempel. Du vill inte komma in i vanan att göra drastiska förändringar baserade endast på magkänslor.

Fråga # 3: Hur Kan Vi Växa Från Denna Erfarenhet?

slutligen är det viktigt att fråga hur du och ditt team kan växa. Hur ska du ta det du just har upptäckt och göra bättre nästa gång? Kommer du att försöka genomföra en ny affärsprocess eller procedur? Kommer du att förbinda dig till en mer realistisk tidslinje? Kommer du att ändra vem som är ansvarig för vad, baserat på vad du har lärt dig om ditt lags förmågor i denna debrief?

genom att dra konkreta slutsatser kan du se till att du lär dig av både dina framgångar och misslyckanden och ger dig själv den bästa chansen att lyckas nästa gång.

  1. optimera ditt tillvägagångssätt

nu när du har ställt rätt frågor och svarat dem ärligt är det dags att sätta det du har lärt dig i handling. Ett projekt debrief kommer inte att göra dig något bra om du inte optimerar din strategi för framtiden.

så vad lärde du dig? Finns det ett sätt att du och ditt team kan bli mer produktiva? Har du upptäckt ett sätt att producera bättre resultat med mindre ansträngning? Kanske är motsatsen sant. Kanske lärde du dig att ditt team skar hörn och vad du verkligen behöver göra är att sakta ner och se till att rätt kvalitetsstandarder uppfylls.

oavsett vilken slutsats du kommer till, se till att alla som deltar i ditt projekt debrief förstår resultaten och hur du går vidare och att du kommunicerar nästa steg tydligt. Ditt team har en mycket bättre chans att förbättra och uppnå större framtida framgång om varje person får minst en handlingsbar takeaway.

om projektet var en smashing framgång, kanske du inte behöver enskilda takeaways. I så fall, något så enkelt som, ”den nya processen för att skapa innehåll ökade teamproduktiviteten med 20%. Låt oss fortsätta använda det tillvägagångssättet i framtiden, ” kan räcka.

några projekt Debrief bästa praxis

dessa ytterligare tips kommer att säkerställa ditt projekt debrief processen går så smidigt som möjligt:

ange korrekta förväntningar

först måste du ställa in förväntan att projekt debriefs kommer att vara standard efter varje avslutat projekt. På så sätt är varje anställd inte förvånad över dem och kan göra tid i sitt schema för att delta.

för att förbereda sig för själva mötet, distribuera ett frågeformulär efter projektet till varje teammedlem före projektutredningen. Detta gör att ditt team kan komma till ditt möte förberett och redo att dela sina insikter.

välj en Projektdebrief Mötesmoderator

oavsett om du väljer dig själv och driver dina egna projektdebriefmöten eller väljer en mycket organiserad anställd för att ta på sig denna plikt, se till att hela ditt team är tydligt på vem som modererar mötet. Att ha en ansvarig person hjälper till att hålla möten civila (humör kan blossa efter ett nedslående projekt!) och på rätt spår.

inslagning upp: Du är redo att genomföra ett framgångsrikt projekt Debrief

genomföra en ordentlig projekt debrief är inte komplicerat, men det kräver engagemang. Du och ditt team måste åta sig att projektet debrief processen efter varje projekt har slutförts, åta sig att vara ärlig om vad som gick rätt och vad som gick fel, och åta sig att genomföra alla nödvändiga förändringar och optimera ditt team strategi.

då måste du förbinda dig att fira hur mycket bättre dina projekt går i framtiden. Den delen borde inte vara för svår.

öka din lönsamhet med 20% genom att hålla reda på körtid.

Kom igång gratis

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.