Comment Mener un Débrief de Projet Réussi en 3 Étapes faciles

Votre dernier projet était stellaire et vous souhaitez reproduire l’accomplissement. Ou, moins idéalement, vous avez pris une route cahoteuse vers des résultats médiocres et vous souhaitez améliorer les choses la prochaine fois. De toute façon, un débrief de projet est ce dont vous avez besoin. C’est simple, puissant et essentiel pour améliorer vos compétences en gestion de projet et vos résultats. Si vous recherchez une amélioration personnelle et professionnelle, essayez un compte rendu de projet.

Qu’est-ce qu’un Débriefing de Projet et Pourquoi Est-Il Important ?

Un débrief de projet, également connu sous le nom d’examen post-mortem du projet ou après l’action, est le processus d’analyse d’un projet terminé pour découvrir ce qui s’est bien passé, ce qui ne l’a pas été et quelles améliorations peuvent être apportées pour la prochaine fois, selon la Harvard Business School.

Un compte rendu de projet approprié pose et répond à trois questions spécifiques:

  1. Qu’essayions-nous d’accomplir?
  2. Que s’est-il réellement passé?
  3. Comment pouvons-nous grandir à partir de cette expérience?

Les débriefs de projet sont importants car ils vous donnent l’occasion de réfléchir sur le bien, le mal et le laid d’un projet récemment terminé. Lorsqu’il est fait correctement, un débrief de projet permettra à une équipe d’apprendre quoi faire (et ne pas faire) à l’avenir afin que les objectifs ultérieurs puissent être atteints avec moins de tracas.

Pensez à quand vous étiez enfant et que vos parents vous apprenaient à faire du vélo. Ils vous ont probablement tenu fermement lorsque vous avez commencé à pédaler, mais une fois que vous avez commencé à prendre de l’élan, ils ont lâché prise, espérant que vous seriez capable de rester debout tout seul.

Si vous avez fini par vous écraser, ils auraient peut-être dit quelque chose comme: « Vous avez fait du très bon travail pour maintenir le guidon stable. Essayons à nouveau, mais cette fois, n’oubliez pas de continuer à pédaler. Il est beaucoup plus facile de garder votre équilibre lorsque vous bougez. »

Ce moment de lien parent-enfant est un mini débrief de projet. Vous avez appris ce que vous avez bien fait (vous avez maintenu le guidon stable) et ce que vous avez mal fait (vous n’avez pas continué à pédaler), et maintenant vous avez une meilleure idée de la façon de réussir la prochaine fois.

En menant un débriefing de projet avec votre équipe, vous permettrez à votre équipe de grandir, de devenir plus productive et de produire de meilleurs résultats plus durables.

3 étapes pour un Débriefing de projet réussi

L’analyse d’un projet, qu’il soit réussi ou pas, nécessite trois étapes simples:

  1. Prenez le Temps

C’est simple en théorie, mais difficile en pratique. La vie est occupée. Quand un projet se termine, un autre surgit pour prendre sa place — un peu comme l’hydre de la mythologie grecque.

Mais les débriefs de projet sont trop bénéfiques pour être ignorés. Planifiez donc le temps dans l’horaire chargé de votre équipe — les débriefs sont meilleurs lorsque toute l’équipe est impliquée, explique le DSI — et faites de ces réunions une priorité.

  1. Posez les bonnes Questions

Les questions de compte rendu de projet peuvent prendre plusieurs formes, mais leur structure de base doit répondre à trois questions simples: quel était l’objectif du projet, comment cet objectif a-t-il été atteint ou non et que devrions-nous faire différemment la prochaine fois.

Question #1: Qu’Essayions-Nous d’accomplir?

Commencez votre débriefing de projet en réitérant l’objectif de votre projet. En rappelant à toutes les personnes présentes quel était l’objectif du projet, vous mettrez les choses en perspective et pourrez répondre beaucoup plus facilement aux deux questions suivantes.

Question #2: Que S’Est-Il Réellement passé?

Lorsque vous discutez du résultat de votre projet, il est important de couvrir à la fois le bien et le mal. Posez des questions générales telles que:  » Avons-nous atteint ce que nous espérions? »avec des requêtes plus ciblées telles que: « Notre nouvelle méthodologie de gestion de projet a-t-elle amélioré ou aggravé les choses? »

Mais ne vous contentez pas de demander ce qui s’est bien passé ou ce qui ne va pas — demandez pourquoi. C’est là que se trouve la vraie valeur. Votre équipe a-t-elle été plus efficace sur ce projet que d’habitude ? Pourquoi était-ce ainsi? C’était peut-être à cause d’un nouveau processus ou d’un outil spécifique.

Il peut être difficile d’amener les membres de l’équipe à s’ouvrir sur ce qui n’a pas fonctionné. C’est naturel; aucun de nous n’aime discuter de nos échecs. Mais il est essentiel que vous découvriez pourquoi les choses se sont passées de manière latérale afin d’éviter de reproduire les mêmes problèmes à l’avenir. Assurez-vous que votre équipe réalise qu’elle n’aura pas d’ennuis pour avoir admis des erreurs ou révélé des problèmes, et qu’elle sait que vous essayez simplement de comprendre ce qui s’est passé.

Prenez votre temps avec chaque question et donnez à chaque membre de l’équipe une chance de partager leurs opinions afin qu’aucune idée ne se perde ou ne soit partagée. Mais assurez-vous que chaque opinion est étayée par des exemples. Vous ne voulez pas prendre l’habitude de faire des changements drastiques basés uniquement sur les sentiments intestinaux.

Question #3: Comment Pouvons-Nous Grandir À Partir De Cette Expérience?

Enfin, il est important de se demander comment vous et votre équipe pouvez vous développer. Comment allez-vous prendre ce que vous venez de découvrir et faire mieux la prochaine fois? Allez-vous essayer de mettre en œuvre un nouveau processus ou une nouvelle procédure métier? Vous engagerez-vous à un calendrier plus réaliste? Allez-vous changer qui est responsable de quoi, en fonction de ce que vous avez appris sur les capacités de votre équipe dans ce débrief?

En tirant des conclusions exploitables, vous serez en mesure de vous assurer d’apprendre de vos succès et de vos échecs et de vous donner les meilleures chances de réussir la prochaine fois.

  1. Optimisez Votre Approche

Maintenant que vous avez posé les bonnes questions et que vous y avez répondu honnêtement, il est temps de mettre en pratique ce que vous avez appris. Un débrief de projet ne vous servira à rien si vous n’optimisez pas votre approche pour l’avenir.

Alors qu’avez-vous appris ? Existe-t-il un moyen pour vous et votre équipe de devenir plus productifs? Avez-vous découvert un moyen de produire de meilleurs résultats avec moins d’effort? Peut-être que le contraire est vrai. Peut-être avez-vous appris que votre équipe coupait les coins ronds et que vous devez vraiment ralentir et vous assurer que les normes de qualité appropriées sont respectées.

Quelle que soit la conclusion à laquelle vous arrivez, assurez-vous que toutes les personnes participant à votre compte rendu de projet comprennent les résultats et la façon d’avancer et que vous communiquez clairement les prochaines étapes. Votre équipe a de bien meilleures chances de s’améliorer et d’atteindre un plus grand succès futur si chaque personne reçoit au moins un plat à emporter exploitable.

Si le projet a été un succès fulgurant, vous n’aurez peut-être pas besoin de plats à emporter individuels. Dans ce cas, quelque chose d’aussi simple que « Ce nouveau processus de création de contenu a augmenté la productivité de l’équipe de 20%. Continuons à utiliser cette approche à l’avenir, « peut suffire.

Quelques Bonnes pratiques de Débriefing de projet

Ces conseils supplémentaires garantiront le bon déroulement de votre processus de débriefing de projet :

Définissez les attentes appropriées

Tout d’abord, vous devez définir l’attente que les débriefings de projet seront standard après chaque projet terminé. De cette façon, chaque membre du personnel n’est pas surpris par eux et peut prendre du temps dans son emploi du temps pour participer.

Pour préparer la réunion elle-même, distribuez un questionnaire post-projet à chaque membre de l’équipe avant le débriefing du projet. Cela permettra à votre équipe de venir à votre réunion préparée et prête à partager ses idées.

Choisissez un Modérateur de réunion de débriefing de projet

Que vous vous élisiez vous-même et que vous organisiez vos propres réunions de débriefing de projet ou que vous choisissiez un employé hautement organisé pour assumer cette fonction, assurez-vous que toute votre équipe sache clairement qui modère la réunion. Avoir une personne en charge aide à garder les réunions civiles (les tempéraments peuvent s’enflammer après un projet décevant!) et sur la bonne voie.

Conclusion: Vous êtes prêt à mener un Débrief de projet réussi

Mener un débrief de projet approprié n’est pas compliqué, mais cela nécessite un engagement. Vous et votre équipe devez vous engager dans le processus de débriefing du projet une fois chaque projet terminé, vous engager à être honnête sur ce qui s’est bien passé et ce qui n’a pas fonctionné, et vous engager à mettre en œuvre les changements nécessaires et à optimiser l’approche de votre équipe.

Ensuite, vous devrez vous engager à célébrer l’amélioration de vos projets à l’avenir. Cette partie ne devrait pas être trop difficile.

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