Bases des EIN Partie 2: Quand une entreprise a-t-elle besoin de changer ses EIN?

Au fil du temps, vos entreprises clientes apporteront probablement des changements à leurs sociétés, qu’il s’agisse d’un nom ou d’une structure d’entreprise à des fins fiscales. Mais, dans certains cas, ces ajustements peuvent obliger les clients à changer ou à remplacer leur EIN.

Alors, quand une entreprise a-t-elle besoin d’un nouvel EIN? Selon l’IRS, les principaux changements qui nécessitent un nouvel EIN sont soit un changement de propriété, soit une structure d’entreprise. Il existe cependant des exceptions (et des ajouts) à cette règle empirique dont nous discuterons ci-dessous.

Lorsqu’une entreprise a besoin d’une nouvelle structure d’entreprise EIN–By

Le site Web de l’IRS contient une liste complète des scénarios (par type d’entité commerciale) qui rendent nécessaire le remplacement d’un EIN par un nouveau.

Sociétés

Vos clients doivent obtenir un nouveau EIN si l’une des déclarations suivantes s’applique à eux:

  • Ils forment une nouvelle société dans un État
  • Leur société est une filiale d’une société mère, et elle utilise l’EIN de cette société mère. Ou, la société devient une filiale d’une société
  • La société devient une société de personnes ou une entreprise à propriétaire unique
  • Une nouvelle société est créée après une fusion législative

Si l’une des déclarations ci-dessous est vraie pour un client, il n’aura pas à obtenir une nouvelle EIN:

  • L’unité est une division plutôt qu’une filiale d’une société
  • Après une fusion d’entreprise, la société survivante utilise les EIN existants
  • La société déclare faillite
  • La société change de nom ou de lieu
  • Une société choisit de se soumettre au traitement fiscal des sociétés
  • La société se réorganise et ne modifie que ses identité ou lieu
  • L’entreprise passe d’une société à une autre structure par le biais d’un processus de conversion prévu par la loi qui n’exige pas la dissolution de la société et une entité entièrement nouvelle formée

Sociétés à Responsabilité Limitée (LLCS)

Si l’une des déclarations suivantes est vraie pour un client, la LLC devra demander un nouveau EIN aux fins de l’impôt fédéral:

  • Ils forment une nouvelle LLC multi-membres
  • Ils forment une nouvelle LLC unipersonnelle et choisissent d’être imposés en tant que société ou société S
  • Ils forment une nouvelle LLC unipersonnelle qui doit déposer une taxe d’accise ou une taxe d’emploi pour les salaires versés aux employés

Si l’une des déclarations suivantes est vraie pour un client, la LLC n’aura pas besoin d’une nouvelle LLC EIN aux fins de l’impôt fédéral:

  • La LLC déclare l’impôt sur le revenu en tant que succursale ou division d’une société ou d’une autre entité, et elle n’a pas d’employés ni d’obligation de taxe d’accise
  • Une société de personnes existante se transforme en une société de personnes multi-membres qui sera classée comme société de personnes
  • La LLC change de nom ou de lieu
  • La LLC a déjà un EIN et choisit d’être imposée en tant que société de personnes ou société de personnes
  • Une nouvelle LLC unipersonnelle est formée qui n’a pas d’employés ou de taxe d’accise à payer, et ne choisit pas non plus d’être imposée en tant que société ou société S. Notez cependant que la banque d’un client ou l’État (à des fins fiscales) peut exiger un EIN.

Partenariats

Vos clients qui gèrent leurs entreprises en tant que sociétés de personnes doivent obtenir un nouvel EIN si l’une des déclarations suivantes est vraie pour eux:

  • Ils incorporent l’entreprise
  • L’un des associés reprend l’entreprise et l’exploite en tant qu’entreprise individuelle
  • Ils ferment la société en nom collectif et en créent une nouvelle

Les sociétés en nom collectif n’ont pas besoin d’obtenir un nouveau NCE dans les circonstances suivantes:

  • La société de personnes déclare faillite
  • Le nom de la société de personnes change
  • La société de personnes change d’emplacement ou ajoute d’autres emplacements
  • La société de personnes est résiliée et une nouvelle société de personnes est formée — comme décrit à la section 708(b)(1)(B) de l’Internal Revenue Code
  • Si, au cours d’une période de 12 mois, 50 % ou plus de la la propriété de la société de personnes (mesurée par les participations dans le capital et les bénéfices) change de mains

Propriétaires uniques

Si vous avez des clients qui exploitent leur entreprise en tant que propriétaires uniques (ceux-ci avec les employés doivent avoir un EIN), l’IRS leur demande d’obtenir un nouveau EIN lorsque:

  • Ils font l’objet d’une procédure de faillite
  • Ils incorporent leur entreprise
  • Ils font appel à des associés et opèrent en tant que société de personnes
  • Ils achètent ou héritent d’une entreprise existante qu’ils exploiteront en tant qu’entreprise individuelle

Les cas où les propriétaires individuels n’ont pas besoin d’un nouvel EIN comprennent:

  • Ils changent le nom de leur entreprise
  • Ils changent l’emplacement de l’entreprise ou ajoutent des emplacements
  • Ils exploitent plusieurs entreprises

En cas de doute – Où trouver des conseils sur les EIN

Plus vous connaissez les tenants et les aboutissants des EIN, mieux vous serez en mesure d’aider vos clients au fur et à mesure que leurs entreprises grandissent et évoluent. Je vous encourage à puiser dans l’expertise de votre communauté professionnelle et à vous soutenir mutuellement lorsque vous faites face à des scénarios de clients que vous n’avez jamais rencontrés auparavant.

Vous pouvez également trouver des informations détaillées sur les EIN sur le site Web de l’IRS. Je crois que vous trouverez également utile de vérifier auprès des bureaux du Secrétaire d’État où les entreprises de vos clients sont enregistrées pour déterminer si les modifications législatives nécessiteront des modifications des numéros d’identification fiscale de l’État.

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