Kuinka tehdä onnistunut projekti Debrief 3 easy Steps

viimeisin projekti oli tähtimäinen ja haluat toistaa saavutuksen. Tai, vähemmän ihannetapauksessa, otit kuoppainen tie latteita tuloksia ja haluat parantaa asioita seuraavalla kerralla. Joka tapauksessa tarvitset raportin projektista. Projektinhallintataitojen ja tulosten tasaaminen on yksinkertaista, tehokasta ja elintärkeää. Jos henkilökohtainen ja ammatillinen parannus on jotain olet jälkeen, kokeile projektin debrief.

mikä on projektin selonteko ja miksi se on tärkeä?

project debrief, joka tunnetaan myös nimellä project post-mortem tai after action review, on prosessi, jossa analysoidaan valmista projektia selvittääkseen, mikä meni hyvin, mikä ei, ja mitä parannuksia voidaan tehdä ensi kerralla, Harvard Business Schoolin mukaan.

varsinaisessa projektiraportissa kysytään ja vastataan kolmeen erityiskysymykseen:

  1. mitä yritimme saavuttaa?
  2. mitä oikeasti tapahtui?
  3. miten voimme kasvaa tästä kokemuksesta?

projektin debriefit ovat tärkeitä, koska ne antavat mahdollisuuden pohtia vastikään valmistuneen projektin hyviä, huonoja ja rumia puolia. Oikein tehtynä projektin debrief antaa tiimille mahdollisuuden oppia, mitä tehdä (ja olla tekemättä) tulevaisuudessa, jotta myöhemmät tavoitteet voidaan saavuttaa vaivattomammin.

muistele, kun olit lapsi ja vanhempasi opettivat sinua ajamaan pyörällä. He luultavasti pitivät sinua vakaana, kun aloit polkea, mutta kun aloit saada vauhtia, he päästivät irti, toivoen, että voisit pysyä pystyssä yksin.

jos päädyit kaatumaan, he saattoivat sanoa jotain näin: ”teit todella hyvää työtä pitäessäsi ohjaustangon tasaisena. Yritetään uudestaan, mutta tällä kertaa muista jatkaa polkemista. On paljon helpompi pitää tasapaino, kun liikkuu.”

tämä vanhemman ja lapsen välinen yhdessäolohetki on miniprojektin debrief. Opit, mitä teit oikein (pidit ohjaustangon vakaana) ja mitä teit väärin (et jatkanut polkemista), ja nyt sinulla on parempi käsitys siitä, miten saavuttaa menestystä seuraavalla kerralla.

tekemällä projektiselvityksen tiimisi kanssa annat tiimisi kasvaa, tulla tuottavammaksi ja tuottaa parempia, kestävämpiä tuloksia.

3 vaihetta onnistuneeseen projektiin Debrief

projektin analysointi, oliko se onnistunut vai ei, vaatii kolme yksinkertaista vaihetta:

  1. varaa aikaa

tämä on teoriassa yksinkertaista, mutta käytännössä vaikeaa. Elämä on kiireistä. Kun yksi projekti loppuu, tilalle nousee toinen-vähän kuin kreikkalaisen mytologian hydra.

mutta projektin jälkipuinti on liian hyödyllistä jätettäväksi huomiotta. Joten suunnittele aikaa tiimisi kiireinen aikataulu — debriefs mennä parhaiten, kun koko joukkue on mukana, sanoo CIO-ja tehdä näistä kokouksista prioriteetti.

  1. esitä oikeat kysymykset

hankkeen debrief-kysymyksiä voi olla monenlaisia, mutta niiden perusrakenteessa on käsiteltävä kolmea yksinkertaista kysymystä: mikä oli hankkeen tavoite, miten se saavutettiin tai ei, ja mitä meidän pitäisi tehdä toisin ensi kerralla.

kysymys #1: mitä yritimme saavuttaa?

Aloita projektin selonteko toistamalla projektin tavoite. Muistuttamalla kaikkia läsnäolijoita siitä, mikä projektin tavoite oli, asetat asiat perspektiiviin ja pystyt vastaamaan seuraaviin kahteen kysymykseen paljon helpommin.

Kysymys #2: Mitä Oikeasti Tapahtui?

projektisi lopputuloksesta puhuttaessa on tärkeää käsitellä sekä hyviä että huonoja puolia. Esitä laajoja kysymyksiä, kuten: ”Saavutimmeko sen, mitä toivoimme saavuttavamme?”yhdessä kohdennetumpien kyselyiden kanssa, kuten:” tekikö Uusi projektinhallintamenetelmämme asiat paremmaksi vai huonommaksi?”

mutta älä vain kysy, mikä meni oikein tai väärin-kysy miksi. Tässä on todellinen arvo. Oliko tiimisi tehokkaampi tässä projektissa kuin normaalisti? Miksi näin oli? Ehkä se johtui uudesta prosessista tai erityisestä työkalusta.

voi olla vaikea saada joukkueen jäseniä avautumaan siitä, mikä meni pieleen. Tämä on luonnollista; kukaan meistä ei halua keskustella epäonnistumisistaan. Mutta on tärkeää selvittää, miksi asiat menivät pieleen, jotta voit välttää toistamasta samoja asioita tulevaisuudessa. Varmista, että tiimisi tajuaa, että he eivät saa vaikeuksia myöntää virheitä tai paljastaa ongelmia, ja että he tietävät olet yksinkertaisesti yrittää ymmärtää, mitä tapahtui.

ota aikaa jokaisen kysymyksen kanssa ja anna jokaiselle tiimiläiselle mahdollisuus kertoa mielipiteensä, jotta mikään oivallus ei eksy tai mene paljastumatta. Mutta varmista, että jokainen mielipide on tukena esimerkkejä. Et halua ottaa tavaksi tehdä rajuja muutoksia, jotka perustuvat vain vaistomaisiin tunteisiin.

Kysymys #3: Miten Voimme Kasvaa Tästä Kokemuksesta?

lopuksi on tärkeää kysyä, miten sinä ja tiimisi voitte kasvaa. Miten otat juuri löytämäsi ja teet ensi kerralla paremmin? Aiotteko yrittää toteuttaa uuden liiketoimintaprosessin tai menettelyn? Sitoudutko realistisempaan aikajanaan? Aiotko muuttaa kuka on vastuussa mistäkin, perustuen siihen, mitä olet oppinut tiimisi kyvyistä tässä selonteossa?

tekemällä toimivia johtopäätöksiä voit varmistaa, että opit sekä onnistumisistasi että epäonnistumisistasi ja annat itsellesi parhaan mahdollisuuden menestyä seuraavalla kerralla.

  1. optimoi lähestymistapasi

nyt kun olet kysynyt oikeat kysymykset ja vastannut niihin rehellisesti, on aika panna oppimasi asiat käytäntöön. Projektin debrief ei tee sinulle mitään hyvää, jos et optimoi lähestymistapaasi tulevaisuutta varten.

Joten mitä opit? Onko olemassa tapa, että sinä ja tiimisi voi tulla tuottavampia? Keksitkö keinon saada aikaan parempia tuloksia vähemmällä vaivalla? Ehkä asia on päinvastoin. Ehkä opit, että tiimisi oikaisi mutkia, ja sinun on todella hidastettava tahtia ja varmistettava, että asianmukaiset laatuvaatimukset täyttyvät.

riippumatta siitä, mihin johtopäätökseen päädytte, varmistakaa, että jokainen projektinne debriefiin osallistuva ymmärtää tulokset ja miten edetä ja että ilmoitatte seuraavat vaiheet selkeästi. Tiimilläsi on paljon paremmat mahdollisuudet kehittyä ja saavuttaa suurempi menestys tulevaisuudessa, jos jokainen saa vähintään yhden toimivaa takeaway.

jos projekti oli murskaava menestys, yksittäisiä noutoruokia ei välttämättä tarvita. Siinä tapauksessa, jotain niinkin yksinkertaista kuin, ” että uusi sisällöntuotantoprosessi lisäsi tiimin tuottavuutta 20%. Pidetään käyttää tätä lähestymistapaa tulevaisuudessa, ” voi riittää.

muutama hankkeen Raportointikäytäntö

näillä lisävihjeillä varmistetaan, että projektin raportointiprosessi sujuu mahdollisimman sujuvasti:

aseta oikeat odotukset

ensin on asetettava odotus siitä, että projektin raportointi on vakio jokaisen valmiin projektin jälkeen. Näin jokainen henkilökunnan jäsen ei ole yllättynyt niistä ja voi tehdä aikaa niiden aikataulu osallistua.

itse kokoukseen valmistauduttaessa jakakaa projektin jälkeinen kyselylomake jokaiselle ryhmän jäsenelle ennen projektin selontekoa. Näin tiimisi voi tulla kokoukseen valmiina ja valmiina jakamaan oivalluksiaan.

valitse projektin Debrief-kokouksen Moderaattori

riippumatta siitä, valitsetko itsesi ja hoidat omat projektien debrief-kokoukset tai valitset erittäin organisoidun työntekijän hoitamaan tätä tehtävää, varmista, että koko tiimillesi on selvää, kuka moderoi kokousta. Ottaa yksi henkilö vastuussa auttaa pitämään kokouksia siviili (tempers voi leimahtaa jälkeen pettymys projekti!) ja radalla.

Waping Up: you ’re Ready to Conduct a Successful Project Debrief

Conducting a proper project debrief isn’ t complicated, but it does required commitment. Sinun ja tiimisi on sitouduttava projektin debrief-prosessiin jokaisen projektin valmistuttua, sitouduttava olemaan rehellinen siitä, mikä meni oikein ja mikä meni pieleen, ja sitouduttava toteuttamaan tarvittavat muutokset ja optimoimaan tiimisi lähestymistapa.

silloin sinun on sitouduttava juhlimaan, kuinka paljon paremmin projektisi menevät tulevaisuudessa. Sen ei pitäisi olla vaikeaa.

Paranna kannattavuuttasi 20% pitämällä kirjaa karkausajoista.

Aloita ilmaiseksi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.