Cómo llevar a cabo un Informe de Proyecto Exitoso en 3 Sencillos Pasos

Su último proyecto fue estelar y desea replicar el logro. O, menos idealmente, tomaste un camino lleno de baches para obtener resultados mediocres y quieres mejorar las cosas la próxima vez. De cualquier manera, lo que necesitas es un informe del proyecto. Es sencillo, potente y vital mejorar tus habilidades y resultados de gestión de proyectos. Si lo que buscas es mejorar personal y profesionalmente, prueba con un informe del proyecto.

¿Qué es un Informe de Proyecto y Por Qué Es Importante?

Un informe de proyecto, también conocido como autopsia de proyecto o revisión después de la acción, es el proceso de analizar un proyecto completado para descubrir qué salió bien, qué no y qué mejoras se pueden hacer para la próxima vez, según Harvard Business School.

Un informe de proyecto adecuado hace y responde tres preguntas específicas:

  1. ¿Qué estábamos tratando de lograr?
  2. ¿Qué sucedió realmente?
  3. ¿Cómo podemos crecer a partir de esta experiencia?

Los informes de proyecto son importantes porque te dan la oportunidad de reflexionar sobre lo bueno, lo malo y lo feo de un proyecto recientemente completado. Cuando se hace correctamente, un informe del proyecto permitirá a un equipo aprender qué hacer (y qué no hacer) en el futuro para que los objetivos posteriores se puedan lograr con menos complicaciones.

Recuerda cuando eras niño y tus padres te enseñaban a andar en bicicleta. Probablemente te sostuvieron firme cuando comenzaste a pedalear, pero una vez que comenzaste a ganar impulso, te soltaron, esperando que pudieras mantenerte erguido por tu cuenta.

Si terminaste chocando, podrían haber dicho algo como, » Hiciste un muy buen trabajo manteniendo el manillar estable. Intentémoslo de nuevo, pero esta vez, recuerda seguir pedaleando. Es mucho más fácil mantener el equilibrio cuando te mueves.»

Este momento de unión entre padres e hijos es un mini informe de proyecto. Aprendiste lo que hiciste bien (sostuviste el manillar firme) y lo que hiciste mal (no seguiste pedaleando), y ahora tienes una mejor idea de cómo lograr el éxito la próxima vez.

Al realizar un informe de proyecto con su equipo, permitirá que su equipo crezca, sea más productivo y produzca mejores resultados y más sostenibles.

3 Pasos para un Informe de proyecto exitoso

Analizar un proyecto, ya sea que haya tenido éxito o no, requiere tres pasos simples:

  1. Haz el Tiempo

Esto es simple en teoría, pero difícil en la práctica. La vida está ocupada. Cuando un proyecto termina, otro surge para ocupar su lugar, como la hidra de la mitología griega.

Pero los informes de proyecto son demasiado beneficiosos para ignorarlos. Por lo tanto, planifique el tiempo en la apretada agenda de su equipo (los informes son mejores cuando todo el equipo está involucrado, dice el CIO) y convierta esas reuniones en una prioridad.

  1. Haga las Preguntas Correctas

Las preguntas de información del proyecto pueden tomar muchas formas, pero su estructura de base debe abordar tres preguntas simples: cuál era el objetivo del proyecto, cómo se logró o no ese objetivo y qué deberíamos hacer de manera diferente la próxima vez.

Pregunta # 1: ¿Qué Estábamos Tratando de Lograr?

Comience el informe de su proyecto reiterando el objetivo de su proyecto. Al recordar a todos los presentes cuál era el objetivo del proyecto, pondrás las cosas en perspectiva y podrás responder las siguientes dos preguntas mucho más fácilmente.

Pregunta # 2: ¿Qué Pasó Realmente?

Al discutir el resultado de su proyecto, es importante cubrir tanto lo bueno como lo malo. Haga preguntas amplias como: «¿Logramos lo que esperábamos?»junto con consultas más específicas, como» ¿Nuestra nueva metodología de gestión de proyectos mejoró o empeoró las cosas?»

Pero no solo preguntes qué salió bien o mal, pregunta por qué. Aquí es donde está el valor real. ¿Su equipo fue más eficiente en este proyecto de lo normal? ¿Por qué fue así? Tal vez se debió a un nuevo proceso o a una herramienta específica.

Puede ser difícil conseguir que los miembros del equipo se abran con respecto a lo que salió mal. Esto es natural; a ninguno de nosotros nos gusta hablar de nuestros fracasos. Pero es esencial que descubras por qué las cosas salieron mal para evitar replicar los mismos problemas en el futuro. Asegúrate de que tu equipo se dé cuenta de que no se meterán en problemas por admitir errores o revelar problemas, y que sepan que simplemente estás tratando de entender lo que pasó.

Tómese su tiempo con cada pregunta y dé a cada miembro del equipo la oportunidad de compartir sus opiniones para que ningún conocimiento se pierda o no se comparta. Pero asegúrese de que cada opinión esté respaldada por ejemplos. No querrás tener el hábito de hacer cambios drásticos basados solo en sentimientos viscerales.

Pregunta # 3: ¿Cómo Podemos Crecer A Partir De Esta Experiencia?

Finalmente, es importante preguntar cómo usted y su equipo pueden crecer. ¿Cómo tomarás lo que acabas de descubrir y lo harás mejor la próxima vez? ¿Intentará implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio? ¿Te comprometerás a una línea de tiempo más realista? ¿Cambiarás en torno a quién es responsable de qué, en función de lo que hayas aprendido sobre las habilidades de tu equipo en este informe?

Al sacar conclusiones prácticas, podrás asegurarte de aprender tanto de tus éxitos como de tus fracasos y darte la mejor oportunidad de tener éxito la próxima vez.

  1. Optimice Su Enfoque

Ahora que ha hecho las preguntas correctas y las ha respondido honestamente, es hora de poner en acción lo que ha aprendido. Un informe del proyecto no le servirá de nada si no optimiza su enfoque para el futuro.

Entonces, ¿qué aprendiste? ¿Hay alguna forma de que usted y su equipo puedan ser más productivos? ¿Descubriste una manera de producir mejores resultados con menos esfuerzo? Tal vez sea lo contrario. Tal vez haya aprendido que su equipo estaba recortando costos y lo que realmente necesita hacer es reducir la velocidad y asegurarse de que se cumplan los estándares de calidad adecuados.

Sea cual sea la conclusión a la que llegue, asegúrese de que todos los participantes en el informe de su proyecto entiendan los resultados y cómo avanzar, y de que comunique los próximos pasos con claridad. Su equipo tiene una oportunidad mucho mayor de mejorar y lograr un mayor éxito futuro si cada persona recibe al menos una comida para llevar procesable.

Si el proyecto fue un éxito rotundo, es posible que no necesite comida para llevar individual. En ese caso, algo tan simple como, » Ese nuevo proceso de creación de contenido aumentó la productividad del equipo en un 20%. Sigamos usando ese enfoque en el futuro, » puede ser suficiente.

Algunas Prácticas recomendadas de informe de proyecto

Estos consejos adicionales garantizarán que el proceso de informe de proyecto se realice de la manera más fluida posible:

Establecer expectativas adecuadas

Primero, debe establecer la expectativa de que los informes de proyecto serán estándar después de cada proyecto completado. De esa manera, cada miembro del personal no se sorprende por ellos y puede hacer tiempo en su horario para participar.

Para prepararse para la reunión en sí, distribuya un cuestionario posterior al proyecto a cada miembro del equipo antes del informe del proyecto. Esto permitirá que su equipo llegue a su reunión preparado y listo para compartir sus ideas.

Elija un Moderador de la Reunión de Información del proyecto

Ya sea que se elija a sí mismo y ejecute sus propias reuniones de información del proyecto o elija a un empleado altamente organizado para asumir esta tarea, asegúrese de que todo su equipo tenga claro quién moderará la reunión. Tener una persona a cargo ayuda a mantener las reuniones civilizadas (¡los ánimos pueden estallar después de un proyecto decepcionante!) y en camino.

Conclusión: Está listo para realizar un Informe de Proyecto exitoso

Realizar un informe de proyecto adecuado no es complicado, pero requiere compromiso. Usted y su equipo deben comprometerse con el proceso de informe del proyecto después de que se haya completado cada proyecto, comprometerse a ser honestos sobre lo que salió bien y lo que salió mal, y comprometerse a implementar los cambios necesarios y optimizar el enfoque de su equipo.

Entonces tendrás que comprometerte a celebrar cuánto mejor van tus proyectos en el futuro. Esa parte no debería ser muy difícil.

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