So führen Sie eine erfolgreiche Projektnachbesprechung in 3 einfachen Schritten durch

Ihr letztes Projekt war herausragend und Sie möchten die Leistung replizieren. Oder, weniger ideal, Sie haben einen holprigen Weg zu glanzlosen Ergebnissen eingeschlagen und möchten beim nächsten Mal die Dinge verbessern. In jedem Fall ist eine Projektnachbesprechung genau das, was Sie brauchen. Es ist einfach, leistungsstark und wichtig, um Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten und -Ergebnisse zu verbessern. Wenn Sie persönliche und berufliche Verbesserungen anstreben, versuchen Sie es mit einer Projektbesprechung.

Was ist eine Projektbesprechung und warum ist sie wichtig?

Eine Projektnachbesprechung, auch bekannt als Post-Mortem-Projekt oder After-Action-Review, ist der Prozess der Analyse eines abgeschlossenen Projekts, um herauszufinden, was gut gelaufen ist, was nicht und welche Verbesserungen für das nächste Mal vorgenommen werden können, so die Harvard Business School.

Eine richtige Projektnachbesprechung stellt und beantwortet drei spezifische Fragen:

  1. Was wollten wir erreichen?
  2. Was ist eigentlich passiert?
  3. Wie können wir aus dieser Erfahrung wachsen?

Projektbesprechungen sind wichtig, weil sie Ihnen die Möglichkeit geben, über das Gute, das Schlechte und das Hässliche eines kürzlich abgeschlossenen Projekts nachzudenken. Wenn es richtig gemacht wird, ermöglicht eine Projektnachbesprechung einem Team zu lernen, was in Zukunft zu tun ist (und was nicht), so dass nachfolgende Ziele mit weniger Aufwand erreicht werden können.

Denken Sie zurück, als Sie ein Kind waren und Ihre Eltern Ihnen das Fahrradfahren beibrachten. Sie hielten dich wahrscheinlich ruhig, als du anfingst zu treten, aber sobald du anfingst, an Schwung zu gewinnen, ließen sie los und hofften, dass du in der Lage sein würdest, alleine aufrecht zu bleiben.

Wenn Sie am Ende abgestürzt wären, hätten sie vielleicht etwas gesagt wie: „Sie haben wirklich gute Arbeit geleistet, um den Lenker ruhig zu halten. Versuchen wir es noch einmal, aber denken Sie diesmal daran, weiter in die Pedale zu treten. Es ist viel einfacher, das Gleichgewicht zu halten, wenn Sie sich bewegen.“

Dieser Moment der Eltern-Kind-Bindung ist eine kleine Projektbesprechung. Sie haben gelernt, was Sie richtig gemacht haben (Sie hielten den Lenker fest) und was Sie falsch gemacht haben (Sie traten nicht weiter in die Pedale), und jetzt haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Sie beim nächsten Mal Erfolg haben können.

Wenn Sie mit Ihrem Team eine Projektbesprechung durchführen, können Sie Ihr Team wachsen, produktiver werden und bessere, nachhaltigere Ergebnisse erzielen.

3 Schritte zu einem erfolgreichen Projekt Debrief

Die Analyse eines Projekts, ob es erfolgreich war oder nicht, erfordert drei einfache Schritte:

  1. Machen Sie die Zeit

Dies ist in der Theorie einfach, in der Praxis jedoch schwierig. Das Leben ist beschäftigt. Wenn ein Projekt endet, springt ein anderes auf, um seinen Platz einzunehmen — ähnlich wie die Hydra aus der griechischen Mythologie.

Aber Projektnachbesprechungen sind zu nützlich, um sie zu ignorieren. Planen Sie also Zeit in den vollen Terminkalender Ihres Teams ein — Nachbesprechungen laufen am besten, wenn das gesamte Team involviert ist, sagt CIO — und machen Sie diese Besprechungen zu einer Priorität.

  1. Die richtigen Fragen stellen

Fragen zur Projektnachbesprechung können viele Formen annehmen, aber ihre Grundstruktur muss drei einfache Fragen beantworten: Was war das Ziel des Projekts, wie wurde dieses Ziel erreicht oder nicht und was sollten wir beim nächsten Mal anders machen.

Frage #1: Was wollten wir erreichen?

Beginnen Sie Ihre Projektbesprechung, indem Sie das Ziel Ihres Projekts wiederholen. Indem Sie alle Anwesenden daran erinnern, was das Projektziel war, werden Sie die Dinge relativieren und die folgenden zwei Fragen viel einfacher beantworten können.

Frage #2: Was ist eigentlich passiert?

Wenn Sie das Ergebnis Ihres Projekts besprechen, ist es wichtig, sowohl das Gute als auch das Schlechte zu behandeln. Stellen Sie allgemeine Fragen wie: „Haben wir das erreicht, was wir uns erhofft hatten?“ zusammen mit gezielteren Fragen wie „Hat unsere neue Projektmanagement-Methodik die Dinge besser oder schlechter gemacht?“

Aber frag nicht nur, was richtig oder falsch gelaufen ist – frag warum. Hier liegt der wahre Wert. War Ihr Team bei diesem Projekt effizienter als normal? Warum war das so? Vielleicht lag es an einem neuen Prozess oder einem bestimmten Tool.

Es kann schwierig sein, Teammitglieder dazu zu bringen, sich zu öffnen, was schief gelaufen ist. Das ist natürlich; Keiner von uns mag es, über seine Fehler zu diskutieren. Es ist jedoch wichtig, dass Sie herausfinden, warum die Dinge seitwärts gegangen sind, damit Sie vermeiden können, dieselben Probleme in Zukunft zu replizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team erkennt, dass es keine Probleme bekommt, Fehler zuzugeben oder Probleme aufzudecken, und dass es weiß, dass Sie einfach versuchen zu verstehen, was passiert ist.

Nehmen Sie sich Zeit für jede Frage und geben Sie jedem Teammitglied die Möglichkeit, seine Meinung mitzuteilen, damit kein Einblick verloren geht oder nicht geteilt wird. Stellen Sie jedoch sicher, dass jede Meinung durch Beispiele untermauert wird. Sie möchten sich nicht daran gewöhnen, drastische Änderungen nur aufgrund von Bauchgefühlen vorzunehmen.

Frage #3: Wie können wir aus dieser Erfahrung wachsen?

Schließlich ist es wichtig zu fragen, wie Sie und Ihr Team wachsen können. Wie wirst du das, was du gerade entdeckt hast, nehmen und das nächste Mal besser machen? Werden Sie versuchen, einen neuen Geschäftsprozess oder ein neues Verfahren zu implementieren? Werden Sie sich zu einem realistischeren Zeitplan verpflichten? Werden Sie sich ändern, wer für was verantwortlich ist, basierend auf dem, was Sie in dieser Nachbesprechung über die Fähigkeiten Ihres Teams gelernt haben?

Indem Sie umsetzbare Schlussfolgerungen ziehen, können Sie sicherstellen, dass Sie sowohl aus Ihren Erfolgen als auch aus Misserfolgen lernen und sich beim nächsten Mal die besten Chancen auf Erfolg geben.

  1. Optimieren Sie Ihren Ansatz

Nachdem Sie die richtigen Fragen gestellt und ehrlich beantwortet haben, ist es an der Zeit, das Gelernte in die Tat umzusetzen. Eine Projektnachbesprechung nützt Ihnen nichts, wenn Sie Ihren Ansatz nicht für die Zukunft optimieren.

Was hast du gelernt? Gibt es eine Möglichkeit, wie Sie und Ihr Team produktiver werden können? Haben Sie einen Weg gefunden, mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen? Vielleicht ist das Gegenteil der Fall. Vielleicht haben Sie gelernt, dass Ihr Team Abstriche macht und was Sie wirklich tun müssen, ist langsamer zu werden und sicherzustellen, dass die richtigen Qualitätsstandards eingehalten werden.

Egal zu welcher Schlussfolgerung Sie kommen, stellen Sie sicher, dass jeder, der an Ihrer Projektnachbesprechung teilnimmt, die Ergebnisse und die weiteren Schritte versteht und dass Sie die nächsten Schritte klar kommunizieren. Ihr Team hat eine viel bessere Chance, sich zu verbessern und einen größeren zukünftigen Erfolg zu erzielen, wenn jede Person mindestens einen umsetzbaren Takeaway erhält.

Wenn das Projekt ein voller Erfolg war, benötigen Sie möglicherweise keine einzelnen Imbissbuden. In diesem Fall etwas so Einfaches wie „Dieser neue Inhaltserstellungsprozess erhöhte die Teamproduktivität um 20%. Lassen Sie uns diesen Ansatz auch in Zukunft anwenden „, kann ausreichen.

Ein paar Best Practices für die Projektnachbesprechung

Diese zusätzlichen Tipps stellen sicher, dass Ihr Projektnachbesprechungsprozess so reibungslos wie möglich verläuft:

Legen Sie die richtigen Erwartungen fest

Zunächst müssen Sie die Erwartung festlegen, dass die Projektnachbesprechung nach jedem abgeschlossenen Projekt Standard ist. Auf diese Weise wird jeder Mitarbeiter nicht von ihnen überrascht und kann sich Zeit für die Teilnahme nehmen.

Um sich auf das Meeting vorzubereiten, verteilen Sie vor der Projektbesprechung einen Fragebogen nach dem Projekt an jedes Teammitglied. Auf diese Weise kann Ihr Team vorbereitet und bereit zu Ihrem Meeting kommen, um seine Erkenntnisse auszutauschen.

Wählen Sie einen Projekt-Debrief-Meeting-Moderator

Ob Sie sich selbst wählen und Ihre eigenen Projekt-Debrief-Meetings durchführen oder einen hoch organisierten Mitarbeiter wählen, der diese Aufgabe übernimmt, stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team klar ist, wer das Meeting moderiert. Eine verantwortliche Person hilft, Meetings zivil zu halten (die Gemüter können nach einem enttäuschenden Projekt aufflammen!) und auf dem richtigen Weg.

Abschluss: Sie sind bereit, eine erfolgreiche Projektbesprechung durchzuführen

Die Durchführung einer ordnungsgemäßen Projektbesprechung ist nicht kompliziert, erfordert jedoch Engagement. Sie und Ihr Team müssen sich nach Abschluss jedes Projekts zum Projekt-Debriefing-Prozess verpflichten, ehrlich darüber sein, was richtig und was falsch gelaufen ist, und sich verpflichten, alle notwendigen Änderungen umzusetzen und den Ansatz Ihres Teams zu optimieren.

Dann müssen Sie sich verpflichten, zu feiern, wie viel besser Ihre Projekte in Zukunft laufen. Dieser Teil sollte nicht zu schwer sein.

Steigern Sie Ihre Rentabilität um 20%, indem Sie die Laufzeit im Auge behalten.

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