Sådan gennemføres en vellykket Projektdebrief i 3 nemme trin

dit sidste projekt var fantastisk, og du vil gentage gennemførelsen. Eller, mindre ideelt, du tog en ujævn vej til glansløse resultater, og du ønsker at forbedre tingene næste gang omkring. Uanset hvad er en projektdebrief, hvad du har brug for. Det er enkelt, kraftfuldt og vigtigt at niveauere dine projektledelsesevner og resultater. Hvis personlig og professionel forbedring er noget, du er ude efter, kan du prøve en projektdebrief.

Hvad er et projekt Debrief og hvorfor er det vigtigt?

en projektdebrief, også kendt som et projekt post mortem eller en efterhandlingsanmeldelse, er processen med at analysere et afsluttet projekt for at finde ud af, hvad der gik godt, hvad der ikke gjorde, og hvilke forbedringer der kan foretages til næste gang, ifølge Harvard Business School.

en ordentlig projekt debrief spørger og besvarer tre specifikke spørgsmål:

  1. hvad forsøgte vi at opnå?
  2. hvad skete der egentlig?
  3. Hvordan kan vi vokse fra denne oplevelse?

projekt debriefs er vigtige, fordi de giver dig en chance for at reflektere over det gode, det dårlige og det grimme ved et nyligt afsluttet projekt. Når det gøres korrekt, giver en projektdebrief et team mulighed for at lære, hvad de skal gøre (og ikke gøre) i fremtiden, så efterfølgende mål kan opnås med mindre besvær.

Tænk tilbage på, da du var barn, og dine forældre lærte dig at cykle. De holdt dig sandsynligvis stabil, da du begyndte at pedalere, men når du først begyndte at få fart, slap de i håb om, at du ville være i stand til at holde dig oprejst alene.

hvis du endte med at gå ned, kunne de have sagt noget som: “du gjorde et rigtig godt stykke arbejde med at holde styret stabilt. Lad os prøve igen, men denne gang skal du huske at fortsætte med at træde. Det er meget lettere at holde balancen, når du bevæger dig.”

dette forældre-barn bonding øjeblik er en mini projekt debrief. Du lærte, hvad du gjorde rigtigt (du holdt styret stabilt) og hvad du gjorde forkert (Du fortsatte ikke med at træde), og nu har du en bedre ide om, hvordan du opnår succes næste gang.

ved at gennemføre en projektdebrief med dit team giver du dit team mulighed for at vokse, blive mere produktive og producere bedre og mere bæredygtige resultater.

3 trin til et vellykket projekt Debrief

analyse af et projekt, uanset om det var vellykket eller ikke-så-vellykket, kræver tre enkle trin:

  1. gør tiden

dette er simpelt i teorien, men vanskeligt i praksis. Livet er travlt. Når et projekt slutter, springer et andet op for at tage sin plads — ligesom hydra fra græsk mytologi.

men projekt debriefs er for gavnlige til at ignorere. Så planlæg tid i dit teams travle tidsplan-debriefs går bedst, når hele holdet er involveret, siger CIO — og gør disse møder til en prioritet.

  1. stil de rigtige spørgsmål

Projektdebrief-spørgsmål kan antage mange former, men deres basisstruktur skal adressere tre enkle forespørgsler: hvad var projektets mål, Hvordan blev dette mål opnået eller ej, og hvad skal vi gøre anderledes næste gang.

spørgsmål #1: Hvad forsøgte vi at opnå?

start din projektdebrief ved at gentage dit projekts mål. Ved at minde alle til stede, hvad projektets mål var, vil du sætte tingene i perspektiv og være i stand til at besvare de følgende to spørgsmål meget lettere.

Spørgsmål #2: Hvad Skete Der Egentlig?

når du diskuterer resultatet af dit projekt, er det vigtigt at dække både det gode og det dårlige. Stil brede spørgsmål som: “opnåede vi det, vi håbede, vi ville?”sammen med mere målrettede forespørgsler som “gjorde vores nye projektstyringsmetode tingene bedre eller værre?”

men spørg ikke bare hvad der gik rigtigt eller forkert—spørg hvorfor. Det er her den reelle værdi er. Var dit team mere effektivt på dette projekt end normalt? Hvorfor var det sådan? Måske var det på grund af en ny proces eller et specifikt værktøj.

det kan være svært at få teammedlemmer til at åbne op med hensyn til, hvad der gik galt. Dette er naturligt; ingen af os kan lide at diskutere vores fiaskoer. Men det er vigtigt, at du opdager, hvorfor tingene gik sidelæns, så du kan undgå at gentage de samme problemer i fremtiden. Sørg for, at dit team indser, at de ikke kommer i problemer for at indrømme fejl eller afsløre problemer, og at de ved, at du simpelthen prøver at forstå, hvad der skete.

tag dig god tid med hvert spørgsmål, og giv hvert teammedlem en chance for at dele deres meninger, så ingen indsigt går tabt eller ikke deles. Men sørg for, at hver udtalelse bakkes op af eksempler. Du ønsker ikke at blive vant til at foretage drastiske ændringer, der kun er baseret på tarmfølelser.

Spørgsmål #3: Hvordan Kan Vi Vokse Fra Denne Oplevelse?

endelig er det vigtigt at spørge, hvordan du og dit team kan vokse. Hvordan vil du tage det, du lige har opdaget, og gøre det bedre næste gang? Vil du prøve at implementere en ny forretningsproces eller procedure? Vil du forpligte dig til en mere realistisk tidslinje? Vil du ændre dig omkring, hvem der er ansvarlig for hvad, baseret på hvad du har lært om dit teams evner i denne debrief?

ved at drage Handlingsrettede konklusioner, vil du være i stand til at sikre, at du lærer af både dine succeser og fiaskoer og give dig selv den bedste chance for at lykkes næste gang.

  1. Optimer din tilgang

nu hvor du har stillet de rigtige spørgsmål og besvaret dem ærligt, er det tid til at omsætte det, du har lært, til handling. En projektdebrief vil ikke gøre dig noget godt, hvis du ikke optimerer din tilgang til fremtiden.

så hvad lærte du? Er der en måde, hvorpå du og dit team kan blive mere produktive? Fandt du en måde at producere bedre resultater med mindre indsats? Måske er det modsatte sandt. Måske lærte du, at dit team skar hjørner, og hvad du virkelig skal gøre er at bremse og sikre, at de rette kvalitetsstandarder er opfyldt.

uanset hvilken konklusion du kommer til, skal du sørge for, at alle, der deltager i dit projekt debrief, forstår resultaterne, og hvordan du bevæger dig fremad, og at du kommunikerer de næste trin tydeligt. Dit team har en meget bedre chance for at forbedre og opnå større fremtidig succes, hvis hver person modtager mindst en handlingsbar afhentning.

hvis projektet var en overvældende succes, har du muligvis ikke brug for individuelle grillbarer. I så fald noget så simpelt som, “den nye indholdsoprettelsesproces øgede teamproduktiviteten med 20%. Lad os fortsætte med at bruge denne tilgang i fremtiden,” kan være tilstrækkelig.

et par projekt Debrief Best Practices

disse yderligere tips vil sikre dit projekt debrief processen går så glat som muligt:

Indstil korrekte forventninger

først skal du indstille forventningen om, at projektet debriefs vil være standard efter hvert afsluttet projekt. På den måde er hver medarbejder ikke overrasket over dem og kan få tid i deres tidsplan til at deltage.

for at forberede selve mødet skal du distribuere et spørgeskema efter projektet til hvert teammedlem inden projektets debrief. Dette giver dit team mulighed for at komme til dit møde forberedt og klar til at dele deres indsigt.

vælg en Project Debrief Meeting Moderator

uanset om du vælger dig selv og kører dine egne project debrief-møder eller vælger en højt organiseret medarbejder til at påtage sig denne pligt, skal du sørge for, at hele dit team er klar over, hvem der modererer mødet. At have en ansvarlig person hjælper med at holde møder civile (temperament kan blusse efter et skuffende projekt!) og på sporet .

indpakning: du er klar til at gennemføre en vellykket projekt Debrief

gennemførelse af en ordentlig projekt debrief er ikke kompliceret, men det kræver engagement. Du og dit team skal forpligte sig til projektdebrief-processen, efter at hvert projekt er afsluttet, forpligte sig til at være ærlige om, hvad der gik rigtigt, og hvad der gik galt, og forpligte sig til at implementere de nødvendige ændringer og optimere dit teams tilgang.

så skal du forpligte dig til at fejre, hvor meget bedre dine projekter går i fremtiden. Den del burde ikke være for hård.

Forøg din rentabilitet med 20% ved at holde styr på løbe væk tid.

kom i gang gratis

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.